项目经理的五项基本能力

系统管理员 2022-10-19 13:59 112阅读 0赞

**项目经理的五项基本能力**

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# **前言** #

## 听 ##

### **无论交付经验是否丰富，放空自己，倾听** ###

## 说 ##

### **5项技能分为软+硬的部分，软需要长期磨炼,硬部分通过学习可快速成长** ###

## 读 ##

### **涉及面广，只在面上做讲解，更多的需要多思多想+真正落地改变** ###

## 写 ##

### **本次分享都是以TOB软件交付项目为维度来谈** ###

## 思 ##

### **本课程适合刚入项目不久的新人适用，老PM自行吸取有用的部分** ###

# **沟通的定义** #

## 沟通到底是什么? ##

### **我说给你听或你说给我听是沟通吗?** ###

### **为什么会你说我不懂，而我说你也不想懂呢?** ###

### **沟通除了“沟”之外，通是什么?凭什么来通呢?** ###

## 沟通的定义 ##

### **为了设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递并达成共同协议的过程** ###

*  目标:切记!所谓的沟通是有目标/目的的，没有目的的沟通叫闲聊，叫侃大山
 *  信息:沟通是依据设定的目标，传递“有效信息”的过程，一切信息都围绕着“目标”来，切忌不相干信息
 *  思想:沟通是依据设定的目标，贯彻自己的思想的过程，是一个引导的过程及“PUA”的洗脑过程
 *  情感:不是照本宣科，沟通者情感的表达，对最终输出结果的导向完全不一样，情理，有情理就通了
 *  达成共同的协议:沟通的最终结果是为了达成共同协议，未达成的都称之为无效沟通
 *  所以说，沟通是围绕着目的/目标所展开的一一系列的听与说的过程

## 沟通不畅的主要原因 ##

### **没好好听 OR 没正确的说 = 沟通不畅** ###

*  听

• 听

• 闭嘴，倾听(耳为王+目为桥梁+专心为核心)

• 有耳无心叫充耳不闻,叫左耳进右耳出有目无耳叫看，叫读有心无耳无目叫无声叹息，叫又聋又瞎...

• 学会倾听

• 控制你的精神与体力，更关注别人的说与行

• --倾听本身是一件很累的工作，受制于输入者的表达方式/结构/语速/出身，需要重新组织并且输出重点，一个好的倾听者必然是一个精神集中者

• 有时间思考如何做出正确的回应

• --谋定而后战，故所向克捷，迅速分析对方的观点，重新调整说的策略（如奇葩说，辩论赛)

• 充分的了解背景，避免后续答非所问

• --知己知彼是怎么“知彼”的?靠听!（俗话说，先搞清楚情况,再..…..)

• 当个好听众不要争论!不要抢话!

• 倾听的常见障碍

• 观点不同

• 我知道是怎么回事

• 傲慢与偏见

• 千罪百恶,皆从傲上来

• 傲则自高自是，不肯屈下人

• 时间不足

• 着急下班，赶着去其他客户等

• 急于表达自己的观点

• 我明白，你听我说

• 有一种情况除外，表现你未卜先知的专业

• 环境及恰当的时机

• 嘈杂环境、客户在忙别的事情或客户正在气头上

• —心二用

• 看微信，回复其他项目事情

• 反应迟钝

• Get不到重点

• 倾听的五个层次

• 换位思考的听（重要）

• 专注的听

• 有选择的听

• 假装听

• 听而不闻

• 应该怎么听

• 不要着急说（重要）

• 1.听清楚对方的言下之意（价值主张）

• 2.提问的背景及先决条件是什么（背景了解）

• 3.立刻回答/以后回答/不回答（调研常见错误）

• 分清提问者级别(重要)

• 1.高层关注公司整体的价值主张

• 2.中层关注部门内部or协同改善的价值主张

• 3.具体操作者关注便利性or减少工作量的价值主张

• 问题的记录

• 笔记+白板+思维导图

• 1.流水账，问题集记录，适合问主题不聚焦

• 2.分类归纳，适合比较难的问题的分析

• 3.头脑风暴，流水账+分类

• 读懂情绪/肢体语言

• 1.兴奋(兴奋点=我想要)

• 2.生气(生气点=我要改善)

• 3.无所谓（不在意)

• ......

*  说

• 情感表达

• 表示尊重

• 客观开放的态度:避嫌“先入为主”的思维惯性

• 真诚公正:做到“对事不对人”情绪管理非常重要

• 避免破坏性的行为:刻意低估、讽刺、武断

• “形态”语言

• 保持微笑并适时点头(听懂了、赞同)

• 适当幽默但不搞笑(搞笑≠幽默，严肃的幽默)

• 注意你的身体语言(身体/脚朝向，手指自然交叉，拒绝双手环抱胸前)

• 你的眼睛会说话(尊重/崇拜/兴奋的直视+无法控制表情用散点桑视表示尊重/示弱，避免你瞅啥)

• 恰当提问

• 开放式提问

• 能够给予对方发挥的余地，讨论范围较大的问题以便获取信息

• 常用:什么、为什么、怎样、如何

• 封闭式提问

• 目的在于只需要得到肯定或否定的答复

• 常用:是不是,有没有，哪一个，是否

• 激励式提问

• 表达对于信息的兴趣与理解，鼓励对方继续交流

• 常用“您说的，太有意思了”“太有意思了，您能。。“

• 重复式提问（重要）

• 重复信息以明确对方真实意图

• 常用:我来总结一下,如果我没听错，你的意思是

• 清单式提问

• 提出可能性和多种选择的问题获取信息

• 常用:目前贵公司上系统的目的主要是什么?节省工作量?优化内部流程?

• 假设式提问

• 让别人想象，探求别人的态度和观点,鼓励对方从不同角度思考

• 常用:假设你是操作人，你觉得应该怎么样实现这个功能

• 精准表达(务必铺垫上下文的背景)

• 软性部分(来源于习惯，需要历练)

• 总结归纳/反应能力:快速从信息中提炼重点说的情感管理:平等/平和/友善/幽默

• 演示技巧:表达的流畅度，减少废话，表达的方式方法，演讲的能力

• 对方性格判断:针对不同的人物性格调整说的方式（见人说人话，见..说...)

• 硬性的部分(有明确的工具及方法)

• 结论/结果/目的先行:先说结论，再说其他的

• 结构化表达及思维:多用思维导图，多用123归纳表达，充分准备PPT/思维导图提纲

• 简化:复杂的事情简单说，专业的事情非专业方式说（简而言之，让小孩也能听懂，别装13)

• 其他方面:借助白板、反复确认、注意效率、聚焦别跑题等

*  读

• 仔细读提供的所有文档(常见误区不仔细读合同，不仔细读技术/业务标书，不看项目回款节点)

• 发现重要问题，及时以文字等可追溯方式向客户反馈

• 多读公司相关技术资料

• 仔细读重要的邮件，并及时回复和保存

*  写

• 如何正确的写

• 会写邮件（非常重要)

• 常见误区:短小但不精干，冗长但没重点，结构混乱不知所云

• 检验思维是否清晰的最重要的判断题外话:邮件避免背锅的的最佳手段-留证呀!兄弟们

• 如何写邮件

• 大部分PM真的不会写邮件!

• 主题不清

• 重点不清

• 逻辑混乱

• 没有责任人及时间点

• 没体现自己的价值

• 只谈问题不谈解决举措

• 邮件的一般写法

• 编写流程

• 什么背景?

• 风险/事件分析

• 你想干啥?(诉求)

• 为啥要干?(事件分析)

• 想怎么干?(解决建议/行动计划)

• 例：

• 1.说明来意（直奔主题)(关于X项目免费开发特批的申请)/结果(关于XX严重bug处理完毕的说明)/问题(关于XXX项目出现重大风险的说明)

• ⒉.背景说明（短小精干，突出重点)︰对下方事件的说明背景要全面覆盖，确保认知是统一的,不要缺失信息，但不能冗长

• 3.存在风险/事件分析:注意用123来归纳，同样是结果优先,如:1)资源投入风险:关于项目的外包资源无法及时投入项目

• 2)项目延期的风险:因为XXX原因导致项目延期

• 4.我方的解决建议/诉求，

• 重点注意:

• 1)对于问题特别要注意不要只抛问题，不提解决建议（大师兄，师傅被妖精带走了，大师兄,二师兄被妖精带走了。。.。。。大师兄:\*\*%%￥，然后那?你丫倒是上呀，还是让我上? )

• 2)解决建议要与上方的风险—一—对应

• 4.注明责任人跟DDL或行动计划（明确人，明确时间）∶对于需要其他人负责的事项，需要有明确的责任人，明确的解决时间,或行动计划

• 5.其他技巧:

• 1)提起收件人注意，如标题“重大风险”“重要事项!”“请务必关注”等

• 2)善用字号及色彩，如风险事项红色标注，重点关注内容加粗加大，但需注意误区，满篇红色或加粗加大

• 3)责任人及时间重点高亮标注

• 更专业的写

• 内容/格式/命名规则专业(参考项目标准文档)分场合，避免口语化表达

• 写的形式

• PPT优于WORD，PM弱项

• 原因:

• 1.硬:PPT水平缺乏锻炼

• 2.软:总结归纳能力差

• 建议:

• 1.建议多收集模板+辅助工具如islide

• 2.多用思维导图，建议学一下《金字塔原理》

• 先打草稿/列提纲

• 建议，所有写的东西先做思维导图

• 正确的写-多练!!!

*  思

• 项目开始前思

• 目标及希望达到的结果是什么?

• 始终以结果导向思考问题

• 唯利（目的）是图

• 所有举措及行动都围绕着实现“目的”而展开，掘弃或弱化无效动作

• 核心:多练!!

• 把以实现结果/目的锻炼成思维的本能!!变成一种本地习惯

• 项目验收后思

• 对外思:做好复盘总结

• 这对每个项目的收获、感悟、吃过的亏上过的当做充分的复盘总结,并且形成自己的做项目的套路/经验!或成长,或规避

• 对内:自身缺陷分析

• 正视自己的缺陷，并且针对缺陷进行有意识的改正

• 核心:做出改变!!

• 一点个人的建议，初期可以多锻炼思考，项目的风险识别，风险如何应对，这个话题思的辅助动作:注意细节

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