《秘书学概论》期末复习重点纲要

ゝ一纸荒年。 2024-03-17 09:46 11阅读 0赞

《秘书学概论》复习提纲

名词解释：

1 、秘书学：是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。 P14

2 、辅助：指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。 P 9

3 、三省制：在魏晋开始形成，唐代确定。即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既相互分工、配合，又互相监督、牵制。 P33

4 、一文一制：宋朝规定：朝廷百官和地方的奏章必须一文一事，非一宗事者不得同为一文，以便行文归口和由主管部门及时批复、处理。 P33

5 、文书立卷制：元朝规定：处理完毕的文书经监察官“照刷”（检查）之后予以编号立卷。同一类事立为一卷，年终交案，归档保管。 P33

6 、贴黄引黄制：魏晋以后，公文多用黄纸书写。唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”。此后，又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是“公文摘要”的由来。 P33

7 、条旨制：明朝规定：百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”。 P33

8 、综理制：是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。 P52

9 、办公自动化：办公自动化是对秘书机构和秘书工作的要求之一，简称 OA ，是研究如何将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于数据信息和非数据信息的办公活动。 P62

10 、角色冲突：每个人在人生舞台上都要扮演一定的角色，又往往在不同的场合、背景、不同的角色群中扮演不同的角色（即角色转换）或同时扮演多种角色。个人承担多种角色，每一种角色的意识和行为规范不可能一样，有可能协调统一，也可能产生矛盾冲突，产生矛盾冲突的即称之为“角色冲突”。 P96

11 、公允：要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。 P98

12 、尊重：秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。

人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。 P96

13 、督查：是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。 P123

14 、印信工作：是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。如果管理使用不当，会给本机关、本单位乃至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。 P129

15 、单位印章：代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。 P130

16 、领导人签章：是根据机关、单位主管用钢笔字或毛笔字亲自签名制成的印章，为方形或长方形，由秘书保管使用，多用于签发文件、公告之用。 P130

17 、电子签名：是指以数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人身份认可其内容的数据。 P132

18 、电子印章：是合法的数字化印章与数字证书绑定的，用其私钥进行了数字签名的权威性的电子文件，其中包含了用户身份、印章信息、公开密钥、有效期等许多相关信息。 P132

19 、政策法规信息：这主要是领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条例等等，通常以文件形式下达或在报刊上公开发表、刊登。 P142

20 、无结构访问：就是调查者根据事先拟就的提纲或问题直截了当地提出，一般适用于比较熟悉或有了一定基础的被访问者，适用于与被访者没有直接利害关系的问题。被访者可以无顾忌地直接、明确回答。 P155

21 、公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

22 、与会者：就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

23 、信访：是指公民、法人或者其他组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。

24 、记者招待会：是指组织为实现一定宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称为“新闻发布会”。

25 、双向沟通：即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。除表达己方的意图之外，还要求对方能认可、合作，包含有共同目标。

思考题：

第一章

一、什么是秘书？现代秘书的确切涵义是怎样的？

（ 1 ）①宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期，出现管理秘藏图书的官府“秘书监”，主管官员称“秘书令”或“秘书监”。秘书不仅指物，也指机构、人。在清代末年，或者说是在辛亥革命前后，秘书概念的名实相符。②辅臣。③行政职位。现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看做行政人员的一部分，而且是核心的一部分。秘书已成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。④秘书是广泛的社会职业之一。社会职业秘书以其处理文书，它包括各种智力服务。秘书不仅服务于政府机关、社会团体和企事业单位，也服务于私人。科学家、作家、教授等多有雇佣私人秘书作为自己工作或生活助手的。

（ 2 ）广义，指领导人的事务与信息助手（包括公务 / 私人秘书）。狭义（不包括私人秘书），指一种职务名称，社会职业，处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性等辅助服务工作的助手。

二、秘书工作主要包括哪些内容？特点是什么？ P8

秘书工作主要包括哪些内容：

（ 1 ）文书拟写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）；

（ 2 ）文书制作（打字、复印、编排、装订等）；

（ 3 ）文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等）

（ 4 ）档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）

（ 5 ）会议组织（准备、记录、文件、善后等）

（ 6 ）调查研究（计划、实施、分析、研究等）

（ 7 ）信息资料工作（收集、整理、提供、储存等）

（ 8 ）信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）

（ 9 ）接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）

（ 10 ）协调工作 ( 政策、工作、地区、部门、人际关系等 )

（ 11 ）督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）

（ 12 ）日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）

（ 13 ）日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）

（ 14 ）办公室管理（环境、设备、经费等）

（ 15 ）其他临时交办事项。

秘书工作的特点是什么？

（1） 辅助性

“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

（2） 综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

（3） 机密性

秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

（4） 服务性

秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。 1985 年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。

认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉地做好各项工作。

三、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？ P14

（ 1 ）秘书学：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的学科。通俗地说，秘书学就是研究人员如何做好秘书工作的学科。

（ 2 ）研究内容：①研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；②研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；③研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；④研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；⑤研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

四、秘书怎样才能适应现代社会的变革？ P19

（1） 秘书工作职能的转变

1 支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

政府机关、企事业单位的秘书人员，不仅要掌握本单位的行政管理和企业管理业务流程，抓住政务活动和生产过程中的薄弱环节，把在实践中发生的问题随时汇报给领导、上司，还要有自己的独立看法。把自身思维和行动置于日新月异的国内外市场中，置于复杂多变的社会大环境中，随时参与对政治、经济活动，及时更新思维方式和处事方法，把握社会动向、市场行情。在跟随领导、上司深入实地调查研究时，主动接受鲜活经验，促使思维活跃、观念常新。秘书还应运用逆向思维、发散性思维来补充领导、上司的不足。

2 辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制

作为领导的助手，秘书辅助管理的重心也必然随之转变。秘书应多了解、研究下情，多跑基层，多协商、沟通、建议、调解、调节，多做为企业、为消费者、为公众、为社会服务的具体工作。

3 处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

一方面，秘书人员应运用和完善双向信息沟通手段，如来信来访、民意测验、基层访问调查等，主动收集反馈信息；另一方面，政府机关应更好地履行政务活动公开原则，提高行政的透明度；建立和完善政府发言人制度、政府新闻发布制度；进一步拓宽社会沟通渠道，吸引公众参政议政。

4 计划工作，由重在重重传达计划转变为重在独立企划

秘书必须具备独立企划和创造能力。秘书要主动地、广泛地去收集信息，尤其是研究信息，有自己的分析，有自己的独立见解，然后提供给上司，经采纳后写成计划。

（2） 秘书工作方式的转变

1 服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务

秘书服务形式开始出现移动（手机）通讯秘书服务、 BP 机寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务。秘书服务业兴起的原因：专业化分工越来越细与日常事务的复杂化程度越来越高的矛盾；现代生活节奏越来越快；其他专业化公司的增加；秘书职业化的不断加强。

2 办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

贯彻上级指示，不断扩大网上办公的范围和深度，逐渐向“电子政府”的方向发展。大力推行政务公开、厂务公开、校务公开的做法，遵循岗位责任制，尽快熟悉和适应快节奏的工作程序，提高办事能力和效率。此外，秘书人员还要全面掌握电脑操作、网络运作、远程通讯的技巧。秘书独立操作意识和主动服务能力也应大大加强。

3 会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展

秘书在会展中起着辅助有时甚至是独立的组织、策划作用。秘书在会展中担任联络、协调和组织工作；承担会展的会议组织工作；承担会展的文书工作。

4 操作方式，由手工操作转变为电子操作

秘书人员必须跟上日新月异的电脑和网络技术，不断提高自己的操作和应用能力，学会修理电脑软、硬件和维护系统的本领。秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进，秘书人员应不断更新知识、完善自身，与时俱进。

第二章

一、 20 世纪 80 年代以后，我国秘书工作的新局面表现在哪几个方面？ P40

（ 1 ）秘书工作的正常化、制度化。党的十一届三中全会以后，各级党政机关迅速地重新组织或调整了秘书工作和人员班子，学习了有关文件指示，制定了岗位责任制，保证了秘书工作的正常化和制度化。

（ 2 ）文书工作、档案工作的加强。各级秘书部门普遍加强了文书的撰拟、审核、制作、传递、处理和立卷工作。县级以上政府机关普遍设立了档案馆、党史资料征集室和地方志编纂室，加强了收集、整理和保管工作。企事业单位不仅健全了历史档案、人事档案，也开始重视与建立科技档案、经济档案、教学档案等。

（ 3 ）大众情况调查、注重政策研究。各级各类秘书部门普遍、经常进行情况调查，收集信息资料，进行分析研究。县以上机关普遍设置政策研究室，配置得力人员，为领导部门提供 决策依据和方案，充当参谋与助手。

（ 4 ）信访工作发挥重大作用。各级机关普遍将信访不蒙独立建制，人员得到加强。信访工作还收集各种信息和反馈信息，推动着四化建设。

（ 5 ）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究。从中央到各省市普遍重视秘书人才的培养，改变了传统的传、帮、带的手工业方式，而由高等院校和中等专业学校科学地、 系统地培养秘书人才，也推动了秘书学理论研究的蓬勃开展。

（ 6 ）走向办公自动化和秘书工作的科学管理。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音、录像、静电复印等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。总之，秘书工作已踏上了一个新的高度。

二、外国秘书工作的特点和趋势是怎样的？ P43

（ 1 ）特点：就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化和女性化。秘书工作不仅存在于政府机关和企事业单位，而且遍布于社会各个角落。私人秘书人数更多。秘书人员年龄平均不到 30 岁，而且女生占 90% 以上。由于秘书工作辅助功能很强，工作适应面广，因而它具有普遍化，可以起到全面辅助或部分代替上司工作的作用。秘书已成为现代社会高效管理不可或缺的重要因素。

（ 2 ）趋势：①国外秘书工作的一个发展趋势是由事务型转为智能型。变现为办公自动化程度的提高，许多事务性工作如记录、誊写、校对等处理已普遍由手工操作转为使用电脑；另一方面，越来越多的秘书人员进入高级秘书阶层，成为“外脑”型和“智囊型”人员。

②秘书工作日益专业化。变现为秘书工作分工日细，技术要求越来越高。

③秘书人员的高学历、秘书工作的永业化。近年来，越来越多的青年人由高等院校或职业培训机构直接跨入中高级秘书阶层。秘书的专业性终于得到了社会公认，其地位日益提高与巩固，以秘书为终身职业者日益增多。

第三章 P64

一、秘书工作机构设置有哪几项原则？ P50

一、精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

二、纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。

三、横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。

二、秘书工作机构有哪些职能？ P54

一、助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

二、参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

三、枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

四、协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

五、保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。

六、公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。

三、秘书人员怎样进行自我管理？ P62

一、工作方面：

首先要有明确的工作计划。其次是要区分轻重缓急，决定工作次序，有条理地去进行。但无论做什么都要高标准、严要求。

二、行为管理：

秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工会对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。秘书要做事干净利落，动作准确到位。秘书还应做到任何场合都不能背后议论上司的长短，不谈论或泄露别人的隐私。

三、时间管理：秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。

四、办公环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些管理对提高秘书工作效率，树立良好组织形象大有好处。

第四章

一、秘书应具有怎样的知识结构？ P65

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。

一、基础知识：一方面是社会科学基础知识。另一方面是自然科学知识。

二、专业知识：

三、行业知识：

四、相关知识 ;

二、秘书应具有哪些能力？ P66

一、写作能力：具体是指公文和事务应用文的写作能力。

二、口头表达能力：秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口吃清晰、不紧不慢。

三、听知能力：秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要听从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

四、阅读概括能力：秘书要善于阅读，既善于精度又要善于快读和泛读。

五、社交活动能力：秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

六、协调能力：秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导哦啊、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通协调。

七、观察分析能力：秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。

八、应变能力：秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。

九、使用先进办公器械的能力：凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。

十、预测能力：有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

三、秘书应具有那些职业道德？ P70

一、忠于职守：这是秘书职业道德的核心。秘书应忠于职守，大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作负责、一丝不苟。

二、严守秘密：秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。

三、恪守信用：秘书工作严谨缜密，而又责任重大。秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。

四、文明礼貌：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。

五、廉洁奉公：秘书应该做到奉公守法、廉洁清白，不以私谋权，不接受贿赂。

四、你基本上属于哪种气质？你认为完美的性格是怎样的？应如何塑造？ P ７６

完美性格：

1 、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务并无抱怨之心和牢骚之言。开朗还表现为对同志的热情、关心、乐于助人。遇到困难不是垂头丧气，而是有勇气去战胜它。开朗，还能给人以欢乐，给人以勇气，能团结同志共同奋斗。

2 、敏捷。思维敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析；动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水，不拖拉，不推诿；笔头敏捷，深思熟虑之后，腹稿打就，下笔千言，立马可待，再字斟句酌，反复修改，使文章字字珠玑，无懈可击。

3 、稳健。遇事细心，观察细致，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事；待人稳重，温和文雅。

4 、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力；坚毅要求多工作能任劳任怨，工作不为人理解时仍能认真去做，甚至受到委屈时能忍辱负重；坚毅还包括要努力克服自身的缺点，做到自信、自重、自爱。

５、幽默。幽默是智慧、机敏、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲讽。

６、自制。秘书人员要培养和提高自制力；在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式；不因情绪激动而手舞足蹈，饶舌不止；也不因情绪低沉而紧缩双眉，沉默寡言；任何时候都要防止自己情绪的忽冷忽热。

如何塑造：

1、 博览群书，开阔胸襟。秘书人员不能满足于只读专业书，或者说，只为了应付工作而读书，还应该为了提高自己的素养而读书。

2、 培养广泛兴趣，丰富业余生活。业余生活对丰富个人生活，调节心理兴趣是必不可少的，秘书人员应该培养广泛的兴趣，文艺、音乐、体育、旅游、交友等等，凡是有益于身心健康的活动都可以进行。业余爱好不仅可以陶冶性情，培养乐观情绪，还能促进人际交往，广交朋友，丰富感情生活。

3、 善于反省，自我调适。秘书人员遇到困难、挫折，甚至打击，要善于反省，即冷静地、客观地从自身寻找原因和教训，而不应总是无谓地怨天尤人，应具有“归根到底靠自己”的思想。还应善于自己进行心理调试，即俗话说的“想得开”。想得开，就是自己能开导自己，说服自己，安慰自己，能从自身寻找到有利因素去克服不利因素，从自身获取力量和信心。

4、 倾诉、宣泄、调节情绪。如果自我调试难以奏效，就只能寻找外援了。秘书人员可以向至爱挚友倾诉、发泄自己的烦恼或痛苦，可以得到对方的安慰和劝解。

五、 女性秘书怎样才能保护自己？ P82

1、 正确的认识和心态

女性秘书应该认识到，自己“出卖”的是智力和劳力，而绝不是色相，自己是当助手和参谋的，而决不是花瓶或情妇。女性秘书决不是所谓吃青春饭的，做到五六十岁退休的女秘书大有人在。其实，青年女性从事任何职业都可能受到男性的性骚扰，只是在秘书职业环境中更普遍而已，因此需要女性秘书有更清醒的认识，更自尊、自爱、自重。

2、 自我保护意识和方法

女性秘书，尤其是刚出校门就担任秘书的青年女性，要加强自我保护意识，保护自己的感情和身体都不受到伤害。

有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有：

工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；

穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；

言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；

对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；

不接受分外的报酬和贵重的礼物；

不参与同事关于男女情事的谈话；

不在上司办公室作非工作性的逗留；

不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；

不让对方误解你的关心和帮助是爱情；

不接受男性上司或同事的单独邀请；

尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；

尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；

及时表明你已婚或已有男朋友；

不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；

必要时依靠法律，寻求保护。

六、秘书的考核 P87

1、 考核内容

（1） 德：政治思想品德。主要指政治态度、思想作风、遵纪守法、廉洁奉公、遵守职业道德和社会公德。

（2） 能：工作能力。主要指管理能力、办事能力、操作能力、业务和技术水平。

（3） 勤：主要之工作出勤率和平时工作态度。

（4） 绩：工作业绩。指完成工作任务的数量、质量、时间（效率）等。

2、 考核标准

（1） 直接量化。即直接用数量衡量工作任务完成的情况，如撰写文稿的篇数、字数，打字的字数，接待来客的人数，收集、整理信息的条数。

（2） 比率化。即按一定阶段实施工作过程或达到工作效果计算其完成目标的比率，如信访办案的结案率，文书立卷、催办工作的完成率，打字的差错率等。

（3） 综合指标化。即工作质量要求和数量概括相结合的指标方法，如文书处理无丢失、无错发、无误办、无泄密，印章管理无误差，合称“五无”。

（4） 类比指标法。即在本系统、本地区或全国同类工作任务达到指标或完成情况相比较，排列名次并规定相对的标准和要求。

3、 考核方法

（1） 平时考核。秘书日常工作的一切书面记录都是平时考核的重要依据。平时考核由机关考评员，或办公室主任、秘书科长，或业务主管主持，每月一次，考评结果有书面记录。

（2） 年终考核。年终考核在每年年终时进行，通常分三个步骤：先是秘书人员在总结的基础上提出自我评价；其次是办公室或业务部门民主评议，写成意见；最后是主管领导审定。

第五章

三、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？ P96

1、 尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。

2、 礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是最近的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。

3、 乐于助人。秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。

4、 赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确地估量自己，又能正确地看待别人。

5、 宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。

6、 公允。公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。

4、 秘书应怎样处理好与上司的关系？

1、 秘书与上司关系的特征

（1） 工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

（2） 知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

（3） 人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

（4） 人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、 秘书与上司关系的处理原则

（1） 主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

（2） 服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

（3） 委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

（4） 维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

5、 秘书应怎样处理好与一般同事的关系？ P103

1、 秘书与一般同事关系的特征

秘书与一般同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的、相对稳固的业缘关系。但是由于秘书的特殊地位，处于主管与基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易受到嫉妒或猜疑，很难与基层职工之间打成一片。而秘书工作的性质又要求他们在主管与职工之间传达指令、反映情况、沟通协调，职工往往视秘书为上司的替身，上司又会把秘书看作职工的代言人。如果上下关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。因此，秘书要处理好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难一些，这也是大多数秘书容易受到上司的信任、器重而缺乏群众基础的重要原因。

2、 秘书处理与一般同事关系的原则和要求

（1） 真诚地关心别人。首先要以谦虚、平等的态度对待同事，切不可以“二首长”身份自居。工作上应多体谅同事的难处，尽力给以帮助解决。秘书对同事也应树立“服务”的观念。秘书还应关心同事的生活和情绪，抽空多与同事接触，与他们谈心，以增加了解，消除隔阂，促进友好合作。

（2） 同等友好。秘书与一般同事之间应尽量做到同等友好，而不要和某些人特别亲密。

维护团结。秘书作为主管上司与一般职工之间的中介和桥梁，应努力维护上下直接爱你与同事之间的团结。

第六章

三、接待工作应遵循哪些原则？ P117

1 、文明礼貌：秘书对待任何来客都应以礼相待，而不计其职务高低、衣着服饰、是否熟悉等情况。对经常联系或上司约请的来客，秘书主动称呼，问候对方，及时通报或引见给上司，并视需要送上茶水或咖啡。

2 、负责：秘书在接待来客时要对本单位负责，也要对来客负责。对于初次来访者应该确定其身份再交谈，在交谈的过程中应注意必要的内容和范围。在明确了客人的来意之后秘书应负责地办理，不能故意推诿、拖延或敷衍了事。

3 、与人方便：秘书应尽可能给来客提供方便。引见、提供资料、转告转办、介绍情况、提供资料等，对外地来客，秘书还应该帮助办理膳宿以及指点交通路线，代办车、船、机票等。

4 、讲求实效：秘书接待时应注意不浪费客人的时间，也不浪费自己的时间，更要节省上司的时间。善于在上司会见客人出现尴尬局面或受到无理纠缠时替上司解围。

5 、按制度办事：秘书在接待工作尤其是规模较大、时间较长的会议接待或团体接待中应严格按制度办事。

6 、遵守纪律：接待工作中秘书外出机会多，自由度也比较大，尤应注意自觉遵守纪律，比如保守纪律等。

四、怎样做好日程安排工作 P121

1 、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。

2 、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。

3 、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。

4 、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。

5 、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的 50% 。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。

第七章

一、督察工作应该遵循哪些原则和程序？ P124

原则：

1、 领导负责：包括事前批准、事后检查，以及办理过程中必要的指导。秘书则应该事前、事后和办理过程中作必要的请示和汇报，重大事项不可独断专行。

2、 分级负责：秘书工作不能越上级的权，不能越下级的权，只能一级促一级，一级抓一级，形成自上而下逐级落实，都抓落实的正常机制。

3、 实事求是。督察工作的第一步是了解情况，只有查清了情况才有资格督促。

4、 不能直接办案。秘书督查只是督促、检查、帮助下级工作，而不是越俎代庖。

5、 讲求时效。秘书应以只争朝夕、锲而不舍的精神和作风去办理，按时按质办理，切不可再拖延或半途而废。

程序：

1、 查办立项。秘书吧查办的单位、内容和目的填写查办单。单内还应写明查办的具体指标、操作步骤、负责部门人及人员，然后呈送领导批示。

2、 查办通知。立项后由秘书将查办内容、要求与领导批示通知原经办单位、部门或人员，要求他们在规定的时限内核实情况，予以处理。通知的形式有会议、发文、电话、派员四种。

3、 催办。通知下达后，秘书应定时催办或查问，以了解办理的进程和结果，如有重大疑难，要及时像领导汇报。

4、 直接调查。如经催办到限时仍无结果者，由秘书直接调查。其 目的是为了摸清情况，不宜当场表态。

5、 商讨处理。秘书对调查得来的情况进行分析研究，提出处理意见，经领导审核同意后，再会同原经办单位、人员商讨决定，仍有原经办单位、人员处理。

6、 结案反馈。原经办单位、人员处理后，将结果反馈给秘书。秘书应审核是否正确、适当，然后将处理结果；联通秘书审核意见呈报领导。

7、 立卷归档。最后，秘书将查办过程中的全部文件：立项单、领导批示、查办原件、调查报告、处理结果、审核意见等组成案卷，归档备查。

四、秘书为什么要做好值班工作？ P135

一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行 8 小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年 365 天，有 52 个星期六、日，再加上 10 天法定假日，共有 116 天使非工作日。可是交通、生产、医疗

安全等部门都是每日 24 小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。

五、面对突发事件，秘书应如何行动？ P137

1 、基本原则：基本原则是加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。

2 、基本要求：详细了解事件发生的时间、地点、经过、人员伤亡情况和损失情况，及时报告领导和上级。及时处理突发事件，妥善处理善后工作。写出事件的处理经过，报领导审阅后归档备查。

3 、基本内容：包括两方面的内容，一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件，需要紧急决策处理，采取果断措施；另一个是指为了防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽状态，平时需要做好各种预防、准备性工作，设立自己的信息情报网络，建立预警系统。

4 、基本过程：（ 1 ）有思想准备和心理准备。突发事件虽然不是经常发生的，但应急原却应该常记在心中，如何应对突发事件的发生，是衡量秘书心理素质和综合能力的重要方面。

（ 2 ）做好通讯准备。对处理突发事件的各种预案和措施，秘书应该了然于胸，尤其是熟悉各种通讯方式和通讯手段，如各级领导、公安局、医疗机构、交通部门等的电话、地址。

（ 3 ）问清详细情况。如秘书接到火灾的报告，应问清火灾的地点、火情、扑救情况等。

（ 4 ）采取应急措施。在非常紧急的突发事件发生后，要采取正确的应急措施。如发生大的火灾，应及时通知消防部门，应在报告领导的同时，通知公安部门派人到现场，了解消防力量是否够用，如不够应立即报告上级部门。

（ 5 ）及时向领导、上司和上级汇报、请示。如我国规定，有人员伤亡的公共卫生事件、重大事故和疫情应必须在 12 小时内上报卫生部及有关部门。包括事件发生的时间、地点、伤亡情况、发生原因以及当地组织救护的领导、人员、救治能力、采取的措施和需要解决的问题等。秘书人员应严格按照制度办事。

（ 6 ）根据领导指示及时处理。如就近组织人力抢险；立即组织救护力量或专业防治队伍迅速赶赴现场进行救护和疾病防治；组织专家尽快到现场查明原因，并提出报告；或依靠临近机关、单位、部队，或保护事故现场，或紧急转移机要文件和贵重物资等，并根据领导指示进一步做好善后工作。

如果属于刑事案件，必须及时拨打 110 ，并把时间移交司法、公安部门处理。

第八章

一、秘书应注意收集哪几方面的信息？ P.142

（1） 政策法规信息。主要是指中央领导人的有关方针、政策的重要讲话，国家和地方政府颁布的法令、法规、条约等，通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。

（2） 指挥性信息。指上级机关、单位有关工作、生产的指示、指令、通知、计划、批示以及政府主管部门的管理性、业务指导性的办法细则等，通常以内部文件、公函等形式下达。

（3） 本单位信息。包括本单位内部的、来自上下两方面的信息以及本单位和外单位各种直接业务往来的信息。

（4） 社会反馈信息。指人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息。

（5） 可比信息。指不同地区、不同国家的同类事物可作横向比较的信息，以便参照学习。

（6） 相关信息。指粗看起来各不相干，当为研究某一课题时却互相有关联的信息。

（7） 未来信息。现代社会的决策者要富有预见性、前瞻性。

二、秘书向领导提供信息应注意哪些问题？ P.147

(1) 适事。指提供信息应有针对性、适用性。

(2) 适时。领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间。

(3) 适度。领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间。

三、调查有哪几种主要类型、方法？试比较其优缺点。 P.152

类型：

(1) 普遍调查。简称普查，是指对总体对象中每个具体的单位都进行调查。

优点：适用于重大的基本情况调查。例：我国对人口实行普查。普查得来的资料全面、客观、精确。

缺点：缺乏生动性、具体性。

普查范围广、对象多、工作量大，只能采用书面问卷和数学统计方法。

大规模的普查需要统一的时间限度，否则会发生偏差。

(2) 典型调查。是从总体或不同类型的对象中选择个别有代表性的单位进行调查。

优点：适用于经验性调查。在人力、物力等条件不足时，典型调查是一种有效的方法。因为它的对象少，便于集中、深入地调查，得来的材料生动而具体。

缺点：典型是调查者选定的，有人为的主观因素，选错了对象便可能前功尽弃。

典型的调查侧重于定性分析，有特殊性，如果硬性推广至总体，容易犯“一刀切”的毛病。

(3) 个案调查。就是对个别的对象进行调查，如突发事件调查。

优点：有明显的针对性。

缺点：个案调查不局限于当地、当事人，常涉及历史背景、社会环境等其他因素。因此，调查不能就事论事。

(4) 重点调查。对调查对象总体中部分起主要作用或决定性作用的单位作调查，

再将其结果推论至其他一般单位。

优点：重点是客观存在的。重点调查既可作定性分析，又可以作定量分析。

调查方式多样，花费小，成效高。

缺点：如果各单位彼此间情况相差不大，不能硬从“矮中拔高”如此就犯了与盲目选典型同样的错误了。

(5) 抽样调查。就是从总体中抽取部分样本进行调查，将其结果推断总体。分为随机抽样和非随机抽样。

优点：兼有典型调查，重点调查，普遍调查的优点，在现代社会使用最普遍。

缺点：无法提供全面、生动、具体的资料。

方法：

（1） 观察法。就是调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记录。

优点：分为参与观察和非参与观察。参与观察是动态的，便于了解发展变化的过程，非参与观察是静态的，只能了解某一片段。

缺点：对于一些突发事件，只能在事后做非参与观察。

（2） 访问法。比观察法进一步，除了看还能问。访问的对象只能是人。可以通过与对象的交流与讨论，了解更深层的内容。

优点：是与被访者面对面交谈，可以追问，可以讨论，了解情况能够全面、深入。又是边问边看，察言观色，容易辨别情况的真伪程度。

缺点：费事费力，难以作大规模的调查。

问题难有统一、科学的标准，所得情况不易作定量分析。

（3） 文献法。指调查者查阅有关的书面资料，以获得所需要的材料。

优点： 资料丰富，事件、空间跨度上，搜集观察中受制约少，花费低。

缺点：所获得的信息滞后于现实，也缺乏生动性、具体性。

（4） 问卷法。调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。分为封闭式问卷和开放式问卷。

优点：封闭式问卷：用数字或者符号表示答案，方便计算机统计。

开放式：便于答卷人各抒己见，答案丰富、具体，有共性，也有个性。

总体来说，问卷法可以大规模进行，省时省力。

缺点：封闭式问卷：答案有限定，无法调查特殊和深层的情况。

开放式：无法用计算机统计，只能由人工阅卷。

总体来说，题目和答案的设计会不合理，有些调查者会闭门造车，不了解实际情况。

四、研究有哪几种主要方法？试比较其侧重点。 P.157

(1) 归纳法。就是将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。

(2) 综合法。将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视作一个整体研究。

(3) 统计法。运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经济规律的方法。

(4) 比较法。把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较、分析，可以深刻地认识各自的特点。

(5) 分析法。就是将复杂的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析、认识事物的本质和规律。

(6) 演绎法。是逻辑推理的方法之一。

前三者适于做定量研究。后三者则宜于作定性研究。

五、重大课题的调查研究应该用怎样的程序和步骤？ P.160

(1) 确定调查研究的课题。是机关、单位或领导层在决策、管理、推行工作、生产以及科学实验中需要掌握的信息资料主题或必须解决的问题。秘书应更多地考虑可行性，去实施课题的调查研究。

(2) 确立调查的对象、类型、方式。秘书接受课题后，首先应考虑课题的性质和要求，才能确定调查的范围，对象多少，用何种方式进行调查。

(3) 拟定调查项目和题型。课题是调查研究的总体内容和要求。拟定调查项目和提型，应遵循“必要的”和“可能的”的原则。

(4) 规定调查的时间和地点。应考虑好时间因素，事过境迁的话，调查研究就会失真。我国地域辽阔，各地区间差异大，调查者应注意到地区特点。

(5) 制定调查研究计划。计划一般包括调查研究的主题、目的、对象、范围、步骤、人员和组织安排、经费等。

(6) 组织调查研究实施。重大的调研活动可以分成几个小组或几个阶段进行，要根据情况的变化，修改计划。调查研究应注意深入全面。

(7) 研究调查资料。调查所得的信息资料先要经过整理，然后进行研究。研究时要注意资料的全面性，与考虑资料的重点性并重。

(8) 撰写调查研究报告。调查研究的最后一道程序就是将调查研究的结果写成书面报告，供领导参阅使用。一般包括：调查过程，调查结果，研究结果三个组成部分。最重要的是实事求是。

第十章

一、收文和发文的办理程序是怎样的？ P183

收文处理程序：

（1） 签收、拆封和登记。

签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。

拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。

登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。

（2） 分办和传阅。

（3） 拟办与批办。

拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（4） 承办、催办和注办。

承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。

发文办理程序：

（1） 拟稿、审核与签发。

拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。

签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（2） 缮印与校对。

缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（3） 用印、登记与封发。

用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。

封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

二、公文立卷的意义。 P187

（ 1 ）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

（ 2 ）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

（ 3 ）公文立卷，为档案工作打下了基础。

三、什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？ p191

案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。

(1) 案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

有 2 种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（ 2 ）检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。

（ 3 ）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。

第十一章

一、会议有哪些要素？ P212

1 ）与会者。与会者就是参加会议的正式人员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

2 ）主持人。主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

3 ）议题。议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。

4 ）名称。正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等等。必须用确切、规范的文字表达。

5 ）时间。会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

6 ）地点。会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

二、会前一般应做好哪些准备工作？ P216

1） 会议计划和成本预算。开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、低耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投入往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投入争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

2） 文件准备。较重要的会议都需要事先准备文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。另一类就是会议本身所产生的文件，如开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

3） 会场准备。对会场的眼球总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。

4） 会议议程、程序的拟定。会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，印成文书，会前发给与会人员。除议题外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目。把每一次会议的这些项目和内容有序的排列，即使之程式化。

5） 会议通知的发送。会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。

三、会间、会后秘书应做好哪些工作？ P223\\229

会间工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场的组织与服务、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。

1） 会场的组织与服务。包括报到与签到、材料发放、选举工作、会场服务。

2） 会议信息的收集与编发。指与会人员发言中所提供的零星、分散的信息，秘书应加以收集和编发。基本程序是记录、核实、汇总、整理和筛选、编写、发送或归档。

3） 会议记录的制作。会议记录必须应该严格遵守实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则。

4） 会议文件的起草。即会议开始之后至结束之前所形成的文件，主要有“闭幕词”、“会议决定”、“会议纪要”、“会议总结”等等。

会后工作

1） 会后事务。包括会场清理、人员离会、会议决算。

2） 会议文书立卷。会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。

3） 会议传达。除少数秘密会议之外，大多数会议都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。

4） 会议催办。会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。包括发文催办、电话催办、派员催办。

第十二章

一、信访工作有哪些作用？ P243

1） 参政议政的作用。信访是人民群众参政、议政的重要方式之一。

2） 监督控制作用。人民群众通过信访工作对国家机关工作人员违法、失职行为的控告或检举，有助于各级机关克服官僚主义、打击违法乱纪；有助于端正党风和纠正各种不正之风；有助于提高行政效率；也有助于人民群众维护自身的权利和利益。

3） 信息反馈作用。信访工作是实践最直接、最真实的反馈之一，他也是检验真理的重要途径之一。

4） 化解矛盾作用。信访内容中有大量的是人民群众反映、申诉自己的疾苦、困难、冤屈，或是相互之间的矛盾、纠纷，或是受到伤害。 从信访角度来说，及时化解矛盾，可以防矛盾的进一步激化，防患于未然，有效地保护人民的安全和利益。

5） 公关形象作用。各级组织、尤其是工商企业，做好信访工作，还可以起到“内求团结、外求发展”、“双向沟通”的公共关系作用。

二、信访工作应遵循怎样的原则？ P244

1） 属地原则、分级负责，谁主管、谁负责原则

2） 依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则

3） 标本兼治、预防和化解矛盾相结合的原则

4） 公开便民原则。 1 、为信访人提供便利条件 2 、建立全国信访信息系统

5） 双向规范原则。包括 1 、对信访受理者的要求 2 、对信访人的要求

三、看了企业信访工作的四个案例，你有什么体会？ P257

1） 充分信任，及时处理

2） 奖励投诉，提高效益

3） 跟踪调查，负责到底

4） 做通工作，晚会信誉。

信访工作也不完全是被动地等人们写信、打电话或告上门来，秘书也应该注意到社会上的反馈。有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。秘书虽不是专业人员，不能解决技术性问题，但是秘书应该具有细心，敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。

第十三章

一、沟通有哪些类型和方法？ P263

沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为

1） 单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。

2） 双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。

3） 多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。

沟通的主要方法分

1） 直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。

2） 间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。

3） 明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通意图，这是常用的、基本的方法。

4） 暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

二、协调有哪些作用？应遵循哪些原则？ P267\\270

协调的作用主要是

1） 缓解矛盾。协调通过沟通信息、疏导关系、说理讲情、反复磋商等方式方法促使一方或双方自觉地做出让步，从而达到缓解矛盾的目的，是软性的，自愿的。

2） 消除误会。秘书居中传递信息，沟通意见，善意劝解，能使误会消除，态度改变，达到彼此理解或谅解，重新团结一致。

3） 积极平衡。同多协调可以调整计划，调配人力、物力、财力，调节节奏，或完成任务的步骤和时间表，达到目标一致、行动一致、步调一致，达到新的积极地平衡。

4） 融洽关系。通过沟通、协调，可使隔阂消除、分歧一致、建立友谊、相互信任、促进团结、关系融洽、增加内部凝聚力。

遵循原则

1） 政策指导原则。秘书进行协调，必须以党的方针、政策为指导，以国家的法律、法规为准绳。

2） 公正无私原则。秘书协调应当公正无私，思想上、行为上不可有意偏袒任何一方。

3） 平等、尊重原则。秘书协调，无论是政策协调，还是工作协调归根到底都是对人的协调，所以必须以平等、友好、诚挚的态度对待当事人，即使他们是下级，也必须充分地尊重。

4） 统筹兼顾原则。思想上有两个出发点：一、以大局为重，就是统一筹划；另一个是必须兼顾到双方的利益，既不能以“统一”迫使双方服从，也不可让一方完全得利、另一方完全吃亏。

5） 随机应变原则。秘书进行协调应从最好的愿望出发，而作最坏结果的准备，一切只能尽最大努力去争取。

名词解释：

1 、 秘书： 秘书的涵义有四种说法，分别是： 1 、宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料。 2 、辅臣。 3 、行政职位。 4 、社会职务，属于第三产业。

2 、 秘书的层次 ：秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分，分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。

3 、 秘书学： 以秘书工作为研究对象的学科。主要研究秘书的任务，秘书的各项基本工作的规律和方法，秘书工作者所需要的素质和能力，从而使秘书工作者更好地协助决策和承办业务。

4 、 秘书工作机构： 是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。在我国，中央、省市、县乃至乡镇、街道党政机关和大中型企事业单位都普遍设有秘书工作机构。

5 、 心里： 是人脑的机能，是客观现实在人的头脑中的反应，它决定于人的内在需求和周围环境的相互作用。

6 、 思维： 是人的认识过程，思维是把感觉、知觉加以抽象、概况、比较、综合；或是利用概念进行判断、推理，即感性思维和理性思维。

7 、 性格： 是人对现实的态度和行为方式中的比较稳定的、独特的心理特征总和。

8 、 社会地位 ：指 社会成员在 社会系统 中所处的位置。一般由 社会规范 、 法律 和 习俗 限定。

9 、 后成地位： 指个人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力，对社会的贡献所获得的地位。

10 、 社会角色： 指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的行为和意识。

11 、 人际关系： 指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交际关系。

12 、 督查： 指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下的督促、检查，使之落实、妥善。

13 、 观察法： 就是调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具、仪器作观察、记录。

14 、 文献法： 是指调查者查阅有关的书面资料，以获得所需的材料。

15 、 问卷法： 就是调查者吧需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷，由被调查者做书面答案。

16 、 气质： 是人的生理和心理特征。

简答题：

一、 秘书工作的性质和特点：

1 、辅助性：辅助是相对主导而言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。

2 、综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。他们工作的门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体 力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

3 、机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德。

4 、服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性。

二、 秘书工作的作用：

1 、助手作用。

2 、参谋作用。

3 、协调作用。

4 、信息枢纽作用。

5 、公共关系作用

三、 我国秘书工作方式的转变：

1 、服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务。

2 、办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公。

3 、会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展。

四、 秘书与秘书工作的起源，产生条件是什么？源于什么时期？

1 、产生条件：（ 1 ）领导机构（氏族和国家）的形成是秘书产生的基本社会条件。

（ 2 ）文字和文书的萌生是秘书产生的重要物质条件。

2 、起源：（ 1 ）原始社会时期是秘书活动的源头，在黄帝时代，黄帝命仓颉为史官，虞舜命龙为纳言，史官和纳言就是最早的秘书官，辅助管理，处理文书。

（ 2 ）奴隶社会时期秘书工作才真正萌发，第一个阶级国家 —— 夏朝政治，设置三公、遒人、太史寮等官职辅助夏王管理国政事务。

五、 改革开放时期的秘书工作新局面：

1 、秘书工作的正常化、制度化。

2 、文书工作、档案工作的加强 。

3 、大兴情况调查、注重政策研究。

4 、信访工作发挥重大作用。

5 、科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究。

6 、走向办公自动化和秘书工作的科学管理。

六、 秘书人员的自我管理：

1、 工作管理。秘书人员的工作有受支配、受制约的部分，也有自己支配部分，这两者都需要秘书善于管理。

2 、行为管理。秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。

3 、时间管理。秘书应科学的支配时间和充分地利用时间。

4 、办公环境管理。秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。

七、 秘书的知识结构：

1 、基础知识 ： 秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。

2 、专业知识：秘书人员应具有的秘书业务知识，包括公文和应用文写作知识、文书制定和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识等等。

3 、行业知识：秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

4 、相关知识： 是秘书人员为适应时代需求，做好工作应加以进修的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次 ，有经济学、法学、社会学等。

八、 秘书的角色意识：

1、 共性意识和个性意识：秘书的职能和作用，要求秘书角色的地位和行为有一个共同要求，也就是秘书的共性意识；而不同的组织、职务、类别的秘书角色又有不同的地位和行为要求，也就形成了个性意识。

2、 角色组合：秘书在不同的场合、条件下将扮演不同的角色，或是在同一时间扮演多种角色。

3、 配角意识和主角意识：秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导一拨才一动，不拨就不动；又不能超越自己的地位，反客为主。

九、 秘书与上司关系的处理原则 ：

1 、 主动配合、适应 。

2 、 服从 ， 但不盲从 。

3 、 委婉提醒 ， 适时规劝 。

4 、 维护上司间的团结。

一十、 调查研究的含义和作用：

1 、含义：调查是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程；研究是指对调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎的一系列过程；调查是前提和基础，研究是后续和深化。

2 、作用： 1 、收集原始信息 以支持领导决策。

2 、取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据。

3 、解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段。

4 、提高秘书人员自身素质的重要途径。

十一、 调查的类型：

1、 普遍调查。 2 、典型调查。 3 、个案调查。 4 、重点调查。 5 、抽样调查。

十二、 研究方法：

1、 归纳法。 2 、综合法。 3 、统计法。 4 、比较法。 5 、分析法。 6 、演绎法。

十三、 联系实际，怎样塑造秘书的性格？

1、 开朗：具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务并无报怨之心和牢骚之言。

2、 敏捷：思维敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析；动作敏捷，做事干净利落，不拖泥带水；笔头敏捷，深思熟虑，下笔千言。

3、 稳健：遇事细心，观察仔细，考虑周详；办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。

4、 坚毅：做事要有百折不挠、坚持到底的勇气和毅力。

5、 幽默：幽默是智慧、机智、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或地级风俗的玩笑，更不是对别人的作弄和嘲讽。

6、 自制：秘书人员要提高和培养自制力。

秘书学概论

1 、秘书的涵义

（ 1 ）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料

（ 2 ）辅臣

（ 3 ）行政职位

（ 4 ）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）

秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。秘书活动的根本性质是辅助性。秘书实务 : 秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程

2 、秘书的职业特征

（ 1 ）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关

（ 2 ）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”

（ 3 ）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层

（ 4 ）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等

（ 5 ）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维

3 、秘书工作的内容

（ 1 ）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等

（ 2 ）文书制作：打字、复印、编排、装订等

（ 3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等

（ 4 ）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等

（ 5 ）会议组织：准备、记录、文件、善后等

（ 6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等

（ 7 ）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等

（ 8 ）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等

（ 9 ）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等

（ 10 ）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等

（ 11 ）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等

（ 12 ）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等

（ 13 ）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等

（ 14 ）办公室管理：环境、设备、经费等

（ 15 ）其他临时交办事项

4 、秘书工作的要求

（ 1 ）“四个转变”：

A 、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策

B 、由单纯地传递信息转变为综合处理信息

C 、由被动服务转变为主动服务

D 、由凭老经验办事转变为科学化管理

（ 2 ） “六个强调”

A 、强调调查研究工作

B 、强调信息工作

C 、强调信访工作

D 、强调协调工作

E 、强调督察工作

F 、强调党务、政务服务工作

5 、秘书的工作性质与特点

（ 1 ）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手

（ 2 ）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。他们门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任

（ 3 ）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德

（ 4 ）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性

中央提出秘书工作要做到“ 三个服务 ”： 为本机关和领导和上级机关服务 、 为本机关其他平级的职能部门服务 、 为下级机关和人民群众服务 。认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作

6 、秘书工作的作用

（ 1 ）助手作用

（ 2 ）参谋作用

（ 3 ）协调作用

（ 4 ）信息枢纽作用

（ 5 ）公共关系作用

8 、秘书工作职能的转变

（ 1 ）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案

（ 2 ）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制

（ 3 ）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息

（ 4 ）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划

9 、我国秘书工作方式的转变

（ 1 ）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务

（ 2 ）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公

（ 3 ）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展

会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作

（ 4 ）操作方式，由手工操作转变为电子操作

10 、古代的秘书工作制度

（ 1 ）三省制

魏晋开始形成，唐朝确定：即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既互相分工、配合，又互相监督、牵制

（ 2 ）贴黄制、引黄制

A 、魏晋以后，公文多用黄纸书写

B 、唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”

C 、此后又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是公文摘要的由来

（ 3 ）条旨制

明朝规定，百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”

（ 4 ）催办制度：

A 、宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办

B 、元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，同时也实行限期催办

（ 5 ）文书制度：

A 、秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定

B 、唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则

C 、元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘（检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度

D 、清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则

（ 6 ）一文一事制、文书立卷制、限期承办制

11 、我国秘书工作展现新局面的主要表现

（ 1 ）秘书工作的正常化、制度化

（ 2 ）文书工作、档案工作的加强

（ 3 ）大兴情况调查、注重政策研究

（ 4 ）信访工作发挥重大作用

（ 5 ）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究

（ 6 ）走向办公自动化和秘书工作的科学管理

12 、外国秘书工作的特点和趋势

（ 1 ）特点

A 、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化

B 、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，即辅助功能强，工作适应面广

（ 2 ）趋势

A 、由事务性转化为智能型

B 、秘书工作日益专业化

C 、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化

13 、秘书工作机构的设置原则

（ 1 ）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）

（ 2 ）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）

（ 3 ）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）

这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的

14 、秘书工作机构的性质

（ 1 ）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作

（ 2 ）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手

（ 3 ）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性

（ 4 ）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务

这是由秘书工作机构的能决定的

15 、秘书工作机构的职能

（ 1 ）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（ 2 ）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（ 3 ）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告

（ 4 ）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。具体表现见书

（ 5 ）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书

（ 6 ）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系

负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜

负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理

做好政府机关的人民群众来信来访工作

处理好组织与社区公众的关系

处理好组织与新闻媒介的关系

沟通、联络、协调企业与股东之间的关系

主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、意见和建议等

处理好顾客或客户对企业的投诉、批评等

根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作

16 、秘书工作机构的工作原则与要求

（ 1 ）明确职责、权限、目标、任务

（ 2 ）制定秘书工作的各项制度和标准

（ 3 ）分清主次，有条不紊

（ 4 ）科学地安排工作程序

（ 5 ）准确细致，切实无误

（ 6 ）迅速果断，讲求实效

（ 7 ）忠于职守，安于职分

（ 8 ）加强教育、管理，不断提高素质、能力

18 、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）

（ 1 ）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力

（ 2 ）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需

（ 3 ）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会

19 、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）

全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓

20 、秘书的职业道德

（ 1 ）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（ 2 ）服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的

（ 3 ）兢兢业业，甘当无名英雄　兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨

（ 4 ）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德

（ 5 ）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证

（ 6 ）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果

（ 7 ）实事求是，勇于创新 实事求是

（ 8 ）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求

（ 9 ）钻研业务，掌握秘书工作各项技能

21 、秘书的性格

开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制

22 、秘书的心理素质

（一）

（ 1 ） 意志的调节和控制 — 坚毅

（ 2 ） 性格的调节和控制 — 随和

A 、 豁达开朗

B 、 意志坚强

C 、 敏捷应变

D 、 幽默风趣

E 、 友爱合作

（ 3 ） 兴趣的调节和控制 — 应变

（ 4 ） 情感的调节和控制 — 平衡

（二）心理调适的有效方法

（ 1 ）博览群书，开阔胸襟

（ 2 ）培养广泛兴趣，丰富业余生活

（ 3 ）善于反省，自我调适

（ 4 ）倾诉、宣泄、调节情绪

27 、秘书与主管上司的关系

（一）秘书与上司关系的特征

（ 1 ） 工作上的主从性

（ 2 ） 知识、能力、体力、思维的补充性

（ 3 ） 人际关系的首属性

（ 4 ） 人格上的平等性

（二）秘书与上司关系的处理原则

（ 1 ） 主动配合、适应

（ 2 ） 服从，但不盲从

（ 3 ） 委婉提醒，适时规劝

（ 4 ） 维护上司间的团结

28 、秘书处理与一般同事关系的原则和要求

真诚地关心别人、同等友好、维护团结

29 、秘书与其他业缘关系：

（ 1 ） 处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名

（ 2 ） 发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生

（ 3 ） 记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这也是人际关系走向成功的第一步

30 、秘书日常工作

（ 1 ） 办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”

（ 2 ） 办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化 , 设备与用品

31 、办公室布局

（ 1 ）开放式办公室：大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，称为全开放式办公室。有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和不同的工作部门，称为半开放式办公室。

特点：

①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割

②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排

③工作人员和管理人员同处一地办公

（ 2 ）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备

优点

A 、比较安全

B 、可以保证工作的秘密性

C 、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作

D 、保护私人空间

缺点

A 、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多

B 、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独

33 、邮件收进

（ 1 ）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办

（ 2 ）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发

（ 3 ）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯

34 、接待的类型： 上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待

（ 1 ）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式

（ 2 ）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律

（ 3 ）程序

①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待三种

②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等

③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等

（ 4 ）接待规格：主要是从主陪人员角度而言

①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好

②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用

③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待

（ 5 ）如何确定接待规格

①主要由上司决定，秘书仅提供参考意见

②了解对方来宾最高身份

③考虑与我方关系

④以前接待过的来宾参照上次标准

⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉

（ 6 ）接待经费：

①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例

②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳

③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定

④做好保密工作，注意内外有别

（ 7 ）外宾接待

基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪

基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资料；礼貌迎接、认真招待、热情送别

35 、日程安排

富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。秘书做好这些工作能为上司节省大量精力与时间，也可使工作更有计划，更有效率

（一）日程安排的原则和要求

（ 1 ）服从于组织的总目标和整体目标

（ 2 ）区分轻重缓急

（ 3 ）随时补充、调整

（ 4 ）提示、督促

（ 5 ）酌留弹性、劳逸结合

（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点

（ 1 ）事先征求上司意见

（ 2 ）再次确定，及时提醒

（ 3 ）善用台历和备忘录

（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。

36 、督查

（ 1 ）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办

（ 2 ）督察工作的作用

①督查对领导的作用

督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段；

督查是促进领导决策正确、科学的必要环节；

督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段

②督查对秘书的作用

督查是秘书的一项重要职责；

督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面

（ 3 ）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效

（ 4 ）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档

37 、保密

（ 1 ）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密

（ 2 ）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结

（ 3 ）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保密

（ 4 ）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作

38 、印信工作

（ 1 ）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围

（ 2 ）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用

（ 3 ）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）

39 、值班工作、突发事件处理

（ 1 ）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理

（ 2 ）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度

41 、提供信息应注意

（ 1 ）适事：指提供信息应有针对性、适用性

（ 2 ）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间

（ 3 ）适度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论

②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导无所适从，不得要领，最好能恰如其分

42 、调查研究的作用

（ 1 ）收集原始信息，以支持领导决策

（ 2 ）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据

（ 3 ）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段

（ 4 ）提高秘书人员自身素质的重要途径

43 、会议

（ 1 ）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议

（ 2 ）分类

①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等

②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等

③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等

④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议

⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议

（ 3 ）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点

议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题

议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性

议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散

议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定的

（ 4 ）会议成本预算

①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费，如会场租借会、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这部分可以明显计算出来的，又是直接消费的

②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人所注意的成本。计算公式：会议成本＝ X+2J × N × T 。 X 表示显性成本的总和， J 代表与会人员每小时平均工资的 3 倍， N 表示人数， T 代表时间（小时）

（ 5 ）与会者报到与签到方法

一是秘书点名。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉

二是本人签到。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义

三是凭证件报到。这适合大中型会议

四是电子签到。这种方法适用于与会人数较多的大中型会议

（ 6 ）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是一场活动中最重要、最尊贵的位置。这种位置既可以是座位，也可以是站位、行位。尊位是各种礼仪活动当中的一个基点，有了这个基点就便于确定其他人的位置，包括整个活动的行进方向。前后。行进时，前面为上，后面为下。左右。右为上，左为下。中间和两侧。中间为上，两侧为下

（ 7 ）会场布置方式

①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。比较正规、严肃

②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。参加会议的人坐得比较紧凑，彼此面对面，容易消除拘束感

③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议

④分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室

（ 8 ）会议记录

第一部分是会议的组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等

第二部分是会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。方法：摘要记录、详细记录

（ 9 ）会议纪要与会议记录的区别：

会议纪要 是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事

会议记录 则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事

二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点以及处理方式等诸多方面都有明显区别

（ 10 ）会务要点

①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。

②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上

③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料

44 、工作会议特点

①会议时间、地点、人员相对稳定

②议题相对集中、具体

45 、催办的形式

发文催办、电话催办、派员催办

46 、修饰避人的原则

在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰

47 、选择服饰的基本原则

① TPO 原则： T （ time ，时间）， P （ place ，地点）， O （ object ，目的）

②因人而异原则

③整体性和整洁性原则

秘书学概论 一、全书脉络四个部分：第一编：秘书学与秘书专业，即绪论，简介本学科与本专业的简单情况。下面就按照秘书学研究的主要内容分别展开：秘书人员与秘书机构（第二编）、秘书工作（第三编）；第四编，秘书的个人素质，实际是属于秘书人员的培养问题，即优秀的秘书应该具备哪些主观条件。二、重点提示第一章 秘书学重点： 1. 我国秘书学的产生时间、标志 2. 秘书学的研究对象、基本内容、学科性质第三章 秘书的定义和类别（有案例分析）重点： 1. 秘书的定义；秘书的特有属性 2. 秘书的类别之公务秘书与私人秘书 第四章 秘书的社会地位和行业特点重点：秘书的行业特点（七化），尤其是对“劳动成果隐蔽化”的理解。第五章 我国的秘书机构 1. 秘书机构的设置原则； 2. 我国历史上曾经出现过的以高效闻名的秘书机构，三个要能说准确。 3. 典型的秘书机构与我国其它的秘书机构，要记得名字，知道哪些是完全的秘书机构，哪些不是完全意义上的秘书机构。 4. 办公厅（室）的基本职能和具体职责第六章领导和领导工作重点： 1. 领导 领导工作 决策 2. 党和国家领导人包括哪些人 3. 领导工作的特征 4. 现代领导应该有的观念 5. 领导的基本职能和一般职能 6. 科学决策的原则第七章 秘书工作的内容重点： 1. 秘书工作分三类， 22 项，每一类要能够列举至少 4 个出来。 2. 文字工作与文书工作的区别与联系第八章 秘书工作的性质、特点和作用（案例分析）重点： 1. 秘书工作的特点（ 5 性）第九章 秘书工作的宗旨、原则和基本要求重点： 1. 秘书工作的宗旨及具体内容 2. 秘书工作的原则和基本要求第十章秘书工作的方法重点： 1. 秘书工作的特殊方法 2. 三维综合分类法第十一章 秘书工作的管理重点： 1. 秘书工作质量的决定因素 2. 能否把领导满意作为衡量秘书工作质量的唯一标准 3. 秘书人员奖惩的主要依据第十二章 秘书的思想品德重点： 1. 现阶段我国大陆秘书人员的政治条件 2. 秘书的职业道德第十三章 秘书的知识和能力重点： 1. 秘书理想的知识结构 2. 秘书必须具备的基础知识和秘书的专业知识 3. 秘书的基本功 4. 秘书的业务能力第十四章 秘书的个性心理重点： 1. 秘书应该具备的意志品质 2. 比较适合从事秘书工作的气质类型 3. 秘书应该具备的性格第十五章 秘书的人际关系重点： 1. 人际关系的作用 2. 秘书与领导的关系 3. 秘书应怎样处理好与领导的关系