电商ERP供应链模块解析——采购+入库流程

不念不忘少年蓝@ 2024-03-03 03:35 24阅读 0赞

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电商ERP供应链模块包括采购—仓储—物流 3 个模块，本文对采购—仓储中的采购入库流程的系统设计做一个概述。

其中入库部分，相较于 WMS，ERP 系统更注重数据在上下游流通，所以更注重记录结果；WMS 更注重提升仓库内作业效率，所以我在此模块的重点倾向描述入库过程发生异常时与采购的关系。

整个采购入库流程涉及内外部 5 个角色：运营+采购+仓储+供应商+财务。

1.  运营（或销售等业务部门）：根据销售订单和补货效率生成申购单，提交给采购
2.  采购：负责下采购单、采购异常处理等货物采购工作
3.  仓储包括仓储：收货员、质检员、上架员，具体视企业组织架构而定，负责货物数量质量验收和上架
4.  财务：结合采购单与供应商结算和付款

文章我会分 3 个模块进行描述，下采购单、供应商供货、入库。

### **一、下采购单** ###

采购 5r 原则：在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量和质量的货品，在此环节，运营负责时间、数量的把控；采购员负责价格、 供应商和质量的把控。

下采购单有 2 个步骤，分别为生成申购单和下采购单。

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#### **1. 申购单** ####

申购单一般由运营发起，需求倒推供给，结合销售订单和补货效率确认是否需要补货，避免缺货和压货。

申购单内容包括：

1）需要采购的产品和数量

数量主要从 2 个方向考虑：

一是供给侧，商家提供这批货需要准备多长时间，即需要商家配置备货规则，包括采购、质检、物流（分为直接发往 FBA 或海外仓作为中转仓 2 个时间）、安全天数、补货频率等。

二是需求侧，这批货按照过去的经验大概卖多长时间，可以商家自行配置也可通过过去的订单动态计算，其中还有销量异常的波动，商家可决定是否去噪，如黑五网一等活动促销的超额销量。

2）期望到货时间

在亚马逊 ERP 中，运营会通过预期到 FBA 仓的时间，倒推到本地仓的时间。

3）期望对应渠道

提前将货物绑定渠道（平台、线下），后续发货只能发往该渠道订单。

4）到达仓库

仓库根据目的划分为 2 类，本地仓（海外仓）和 中转仓，分别对应 2 个路径：

1.  货物发往本地仓进行存储。
2.  货物发往本地仓前，中间有中转仓：跨境电商企业可能会有多个主体公司，如内地企业进行采购，香港企业进行销售，中转仓涉及跨境公司多个主体的交接；或是货物的分散到整合以节省物流费用。

#### **2. 采购单** ####

采购单贯穿采购入库全流程，向上游是对申购单、补货建议（系统根据配置策略自动生成）的整合， 如多个申购单同一供应商和到达仓库，可以将多张申购单合并为一张采购单；向下对后续货物入库的记录管理，如处理收货异常、质检异常等。

1）内容

除了申购单带过来的产品、数量、预计到达时间外，还对供应商和仓库进行额外的处理。

①供应商

按照渠道分为线上网采如 1688 和 线下，采购处理前需在 ERP 进行供应商信息管理。

采购选择供应商的标准：首先需要能提供想要采购的货物，还要参考价格和质量。价格包括产品价格和其他费用（物流），可在 ERP 中发起供应商询价；质量包括供应商提供的产品质量和服务质量，服务质量有稳定性（交期是否频发调整、质检良品率是否一直比较高）、准确性（到货数量和时间是否是否符合预期）2 个维度的考虑。

②仓库

如果是 ERP 对接的第三方仓， 采购员选择仓库后会通过三方仓 API 调取仓库空余，确认是否可存放。

2）变动

在采购过程中的变动可以用 3 种方式处理：

1.  手动创建变更单：调整采购单的金额、产品数量和费用等。
2.  拆分订单：不修改采购单总产品数量，但可能需要修改供应商。如需求量大， 单一供应商供应不及时；货期和价格之间的平衡，紧急的货物以较高价格购入；供应商之间的平衡等情况， 对订单进行拆分。
3.  合并采购单：多笔采购单有共同元素，可合并采购量和供应商沟通更优惠价格，如供应商、仓库（采购、中转）、币种、采购员、跟单员等。

还有涉及到后续的收货异常、质检异常情况， 也在采购单处理，等描述完入库部分后补充。

#### **3. 货物分摊** ####

上面提到的是单据的流转，下面说下货物的流通。

采购单是根据多个申购单的期望交货时间、供应商和目的仓分类整合出来的。货物就会出现一张申购的货物和货物数量都可能分摊到多张采购单中，如图所示：

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如是正常流程， 2 张采购单收货都可以完成申购单 A 和 B 想要的货物。而在系统设计中总要考虑异常情况，如采购单 A 因供应商原材料短缺，无法在预期时间内完成全部产品 b 的生产，采购员变更采购单，这时系统要把已完成的部分产品 b 分配给哪个申购单？

笔者有看到部分系统解决方案是采购单发生变更时，去更新采购单的数量。但笔者认为这是不合理的，申购单在生成采购单后不可变更， 强制覆盖原有的记录不利于后续追溯原因。如有操作，可在采购单变更，留下变更记录。如因缺货发生争执时，如覆盖申购记录会认为是运营人员申购少了，但保留采购单变更记录可以看出问题是供应商的履约有问题，而不是运营员的问题。

因此在处理这类采购问题时，系统应该解决的是货物分配的申购单优先级和每个申购单分配数量。因此笔者建议在申购环节可通过预期到达时间或人工手动标记紧急优先级，出现缺货问题时可优先分配给优先级高的申购单，未完成的申购单可重新生成采购单处理。

### **二、供应商供货** ###

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#### **1. 交货计划** ####

1）流程

采购员向供应商下采购单后，供应商会根据生产计划和采购员确定交货计划，供应商或采购员将交货计划录入系统（具体谁操作看供应商系统是否对接 ERP及双方合作方式）。

2）交货计划和采购单关系

一个采购单的货物可能分为多批货物，交货计划会写明这一笔采购分成几批交货，每批货的数量、交货时间。

采购单时间是所有货物到达的期望到达时间，交货计划时间是每一批货物到达时间。

#### **2. 供应商预检** ####

此环节不是必须的，预检是避免货物到采购方处才发现质检问题，为保险起见，供应商在发货前自己先质检一遍。

同样提升采购方效率的还有供应商提前贴标服务，采购方将商品和箱标提供供应商，供应商贴标后，采购方可直接按箱收货和发头程，不需要再额外处理。

#### **3. 采购跟踪** ####

供应商发货后，会向采购方提供物流跟踪号提示发货，采购方可据此进行物流跟踪准备收货。

### **三、入库** ###

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#### **1. 货物到仓** ####

标记一批货物到达仓库，已和送货司机完成货物交接。

#### **2. 收货入库** ####

1）入库单

收货员以入库单为依据进行收货动作。

入库单由采购单自动生成，一张采购单只会生成一张入库单。但一张入库单可能按照收货情况分为多个批次（批次自动生成），每个批次的预期到达时间和数量以交货计划为依据。

2）流程

1.  打印 SKU 条码，进行货物贴码
2.  清点到货数量，确认收货

这时可能出现收货异常，如预计时间没有到货、到货比预期多、到货比预期少，收货员需要将异常情况反馈给采购员。

3）采购处理异常

预计时间没有到货：确认供应商是否可继续供货，如不可继续供货，强制完成采购单。

到货比预期多：采购方需确定多到的货是入库还是退货 → 如果是退货需要明确承担方是供应商还是我方 → 如是我方，采购单发生变更， 更新产品数量和总金额；未支付单据可直接更新采购单，已支付单据需新增单据请款。

到货比预期少：采购方需确认是否需要仓储继续等供应商供货→ 如供应商继续交货，需要明确交货时间和数量；如终止来货，剩余货物未付款可通过强制完成采购单结束流程；如已付款，需要和供应商沟通退款。

#### **3. 质检** ####

质检为非必须操作，商家可根据自身需要配置。

1）质检单

质检员以质检单为依据进行质检动作，质检单主要有确认送检数量和实际质检总数，包括合格品和不合格品数量。

质检员还可通过查看产品资料了解该产品的质检项和对应质检内容。

2）采购处理异常

如是质检过程中发现不良品，质检员需反馈采购员质检异常。

发现不良品，采购员有 4 种处理方式：

1.  退货：仓库扫码退货返回给供应商
2.  换货：仓库扫码退货，采购单生成新的发货计划，仓库扫码生成新批次再次入库
3.  不良品上架：采购员和供应商沟通优惠收购，仓库将货物存放在不良品区
4.  销毁：确认费用承担方后销毁

#### **4. 上架** ####

1）确认上架位置

①确认分区

根据货物性质确认分区：标准、不良品、退货、中转。

根据存货类型确认放置拣货区还是存储区：这两类分区是 B2C 电商特点，电商SKU多，拣货区1个货架可以放多个 SKU，提高拣货效率。

②确认库位

如该货物不是第一次进入此仓库，可直接使用系统推荐的货物存放库位。

确认该库位是否有空余位置：系统根据库位长宽高（容积）和货物体积确认当前库位是否可以继续上架。

注：一个仓库可以包含多个分区，一个分区可以包含多个库位。

2）上架

上架员通过手动输入或使用扫码枪/PDA 的方式录入SKU码/箱码和对应存放的库位码，两码绑定确认上架。

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