Excel小技巧--如何禁止在某一列或某一区域输入重复内容

￡神魔★判官ぃ 2022-11-26 08:42 271阅读 0赞

# Excel小技巧–如何禁止在某一列或某一区域输入重复内容 #

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*  Excel小技巧--如何禁止在某一列或某一区域输入重复内容
 *   *  1、涉及到的知识点
     *   *  1-1、数据验证
         *  1-2、countif函数
     *  2、禁止某一列出现重复值
     *  3、禁止某一区域出现重复值

在日常收集数据的过程中，偶尔会有这样的需求：比如收集商品种类信息，每个商品的种类我们规定只能出现一次。那么如何防止负责收集数据的同学重复录入相同的信息呢？  
这儿，我为大家提供一种通过 **数据有效性**规范输入信息的方法

## 1、涉及到的知识点 ##

### 1-1、数据验证 ###

简单介绍一下数据验证：  
为了防止数据录入错误，可以在需要的列加入数据验证（**数据验证快捷键：ALT+D+L**）  
例如在输入成绩时：可以选定单元格，设置数据验证，在验证条件中进行相应的设置  
![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70]  
设置输入数据的验证条件为：在0-150之间的小数  
（当-50，九十九，99999，100分等的数据输入就会报错）  
![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 1]

可在数据验证，出错警告中调整报错信息，以及是否允许不匹配的输入  
![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 2]

### 1-2、countif函数 ###

COUNTIF 是一个统计函数，用于统计满足某个条件的单元格的数量；例如，统计特定城市在客户列表中出现的次数  
COUNTIF 的最简形式为：  
=COUNTIF(要检查哪些区域? 要查找哪些内容?)  
关于countif函数的具体介绍可参考[office官方支持文档][office]（这儿提供支持文档地址，今天它不是重点，就不详细说明了）

> 现在利用数据验证与countif函数的组合可以实现禁止输入重复值的目的

## 2、禁止某一列出现重复值 ##

如果要求某一列禁止出现重复值：

*  选中该列，设置数据验证（快捷键ALT+D+L）
 *  在数据验证设置 → 验证条件 处 允许选择 自定义
 *  公式（F）填写 =countif（i:i,i1)=1 （i:i表明整个i列，i1是指i列的第一个单元格，这儿的i不是固定的，我这儿选择的是第i列所以填写的i，同学们根据自己选择的不同，将i设置为相对应的字母）
 *  点击确定  
    ![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 3]  
    完成以上步骤，数据验证部分算设置完成了。同学们还可以在数据验证，出错警告中调整报错信息，以及是否允许不匹配的输入

我们一起来看看效果：  
例如观察到在商品类别中已有 “茶叶 ”，当再次输入 茶叶 时，出现报错

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 4]

## 3、禁止某一区域出现重复值 ##

前面是对单个的一列进行设置，那么如果是要求一个区域里都不能出现重复的内容应该如何操作呢？  
下面给同学们说一下如何对区域进行设置

*  首先选中该区域，设置数据验证（快捷键ALT+D+L）
 *  在数据验证设置 → 验证条件 处 允许选择 自定义
 *  公式（F）填写 =countif（`$k$2`:`$r$12`,k2)=1 （`$k$2`:`$r$12`是指需要进行设置的区域，加上美元符号表示对该区域进行**绝对引用**；k2是指该区域**左上角**的第一个单元格，这儿的`$k$2`:`$r$12`与k2同样也不是固定的，同学们根据自己选择区域的不同，将`$k$2`:`$r$12`与k2设置为相对应的范围）
 *  点击确定

> 注意此处需要绝对引用

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 5]

我们一起来检查一下效果：  
例如观察到在此区域中已有数值 1-33，当我们再次输入 27 时，不出意外，出现了报错

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3dlaXhpbl80NDM5MDQ2Mg_size_16_color_FFFFFF_t_70 6]

一个办公小技巧到这儿就介绍完啦，希望能帮助到大家

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[office]: https://support.microsoft.com/zh-cn/office/countif-%E5%87%BD%E6%95%B0-e0de10c6-f885-4e71-abb4-1f464816df34?ui=zh-cn&rs=zh-cn&ad=cn
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