Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

Dear 丶 2022-10-07 04:58 730阅读 0赞

### Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档 ###

*  WPS
 *   *  1. 先找到功能所有位置
     *  2. 准备用于批量生成的数据
     *  3. 插入数据批量生成文档
     *  4. 批量生成文档
     *  插入Next 域
 *  Word
 *   *  第1步，选择文档类型
     *  第2步，选择模板文档
     *  第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。
     *  第4步，手动插入字段
     *  第5步，生成
 *  参考资料

# WPS #

准备一个`模板文档`、`一组数据`。通过`邮件合并`功能，将每行数据填入模板文档指定位置，最终将生成一个文档。

## 1. 先找到功能所有位置 ##

先打开模板文档，再：`引用` 》 `邮件` 》（出现新标签）`邮件合并`

## 2. 准备用于批量生成的数据 ##

2.1 先在`excel`表中准备好以下数据

## 3. 插入数据批量生成文档 ##

3.1 `邮件合并` 》`打开数据库` 》找到上面准备好的`excel` （如果`xlsx`数据无法正常打开，可以换成`xls`试试）  
如果数据加载成功，则右边的按钮完为可用：  
![在这里插入图片描述][20210616104103738.png]  
3.2 插入数据占位符（域）

1.  光标放在指定位置（比如姓名），点击`插入合并域`，打开`插入域`窗口。
2.  切换到`数据库域`，在域列表中可以看到：`姓名`、`职务`、`性别`（与excel表格中的表头一一对应）
3.  选择`姓名`字段，点击插入。
4.  重复第一步，完成职务、性别的设置 。

3.3 查看效果

1.  点击激活`查看合并数据`，此时我们可以看到这前插入的`占位符`已经变成`真实数据`了。
2.  通过后面的`上一条`、`下一条`等导航按钮可以浏览每条数据的效果。

## 4. 批量生成文档 ##

1.  点击`合并到新文档`，选全部，也就是上面的4条数据，全都生成在同一个新文档中(多页)，自己选择个目录保存一下就好了。  
    ![在这里插入图片描述][20210616105422289.png]
2.  如果希望每条数据单独生成文档，就使用`合并到不同新文档`设置非常简单，系统也带了帮助视频的链接，就不多废话了。

## 插入Next 域 ##

上面的方法，因为我们的模板内容，正好一页，所以有4条数据，新文档就有4页。  
但有时，我们的模板内容，并不满一页，只有几行，比如`工次条`我们肯定希望一页中放满N个工资条后，再换下一页。  
![在这里插入图片描述][20210616113608153.png]  
以工资条为例：  
比如我们通过观察判断一页可以放5份，那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。  
第一个使用`插入合并域`。  
后面的三个先`插入Next域`再`插入合并域`。  
插入完成的域效果如下：

1.  «姓名»
2.  «Next Record»«姓名»
3.  «Next Record»«姓名»
4.  «Next Record»«姓名»

# Word #

打开邮箱合并功能  
![\#\#][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L2p4NTIw_size_16_color_FFFFFF_t_70]

## 第1步，选择文档类型 ##

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L2p4NTIw_size_16_color_FFFFFF_t_70 1]

## 第2步，选择模板文档 ##

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L2p4NTIw_size_16_color_FFFFFF_t_70 2]

## 第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。 ##

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L2p4NTIw_size_16_color_FFFFFF_t_70 3]

## 第4步，手动插入字段 ##

![在这里插入图片描述][20210616112508332.png]

## 第5步，生成 ##

![在这里插入图片描述][watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L2p4NTIw_size_16_color_FFFFFF_t_70 4]

# 参考资料 #

[WPS：强大的批量制作工具][WPS]  
[WPS：常见邮件合并应用技巧][WPS 1]

[20210616104103738.png]: /images/20221005/e66c7596848f4870b9194d0f8551cd41.png
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[WPS]: https://www.wps.cn/learning/enterprise/detail/id/13864.html?sid=368
[WPS 1]: https://www.wps.cn/learning/course/detail/id/330064.html?chan=pc_win_hover