怎样高效率地使用 Outlook？

╰半橙微兮° 2022-07-13 12:18 192阅读 0赞

怎样优雅地使用 Outlook？

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![da8e974dc_s.jpg][] 知乎用户 时常在知乎晃荡

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谢邀。题主的“优雅”，我个人理解为高效率。 在别人用着低效率的方式处理邮件时，高效在某种层度上也算是“优雅”吧。 以下主要围绕软件技巧方面回答，非专业人士，如跟事实有出入，请指正。 1.使用搜索插件（推荐：Lookeen） 一个优秀的搜索工具，可以节… [ 显示全部][Link 3]

谢邀。题主的“优雅”，我个人理解为高效率。  
在别人用着低效率的方式处理邮件时，高效在某种层度上也算是“优雅”吧。  
以下主要围绕软件技巧方面回答，非专业人士，如跟事实有出入，请指正。  
  
1.使用搜索插件（推荐：Lookeen）  
一个优秀的搜索工具，可以节省你查找软件的许多时间，绝对是提高效率的最直接途径。对于有比较明确的目标的搜索，还是插件拥有优势。  
例如正文的某段文件，可以很快速的甄选高亮提示。  
而且部分插件（如Lookeen）可以一并索引EXCEL文档内容，这点有时候是很实用的。  
注：自带的搜索相当慢，而且搜索结果往往差强人意。  
  
2.设置收件规则  
针对不同的群组，实现分类邮件。  
根据实际情况，邮件不能用单一规则分类的情况，可以大方向分类之后在手工处理。  
例如我个人处理邮件的时候会按照客户分类，然后根据邮件内容再分置相应事件类别中。  
  
3.善用后续标识（小红旗）  
合理的利用标识，可以很清晰的判断优先级，避免浪费不需要的精力去处理低优先级事件。  
不会善加处理优先顺序的人，你会经常看到他们在...加班...加班...加班。  
  
3.使用VBA实现自动密抄送  
众所周知，outlook的文件存储在单一pst文件当中，虽然我们可以对pst文件进行备份，但是有时候意外的事情发生（电脑以及备份同时悲剧）的时候，我们才会后悔自己没有多加注意。  
利用VBA在发信时，自动抄送邮件至备份邮箱，并不会对实际的信件来往有影响，所以个人认为这是有备无患的。  
PS：VBA能够很大程度的配合个人需求解决问题，能够有精力的话，学习一下有益无害（VB无用论者勿喷，谢谢）。  
  
4.利用备份邮箱接收主信箱邮件  
这个是跟第3点相对应的，第3的实现发件备份，这里实现收件备份，这样即使本地pst全盘崩溃的情况，你也可以悠悠的泡杯咖啡，然后重建pst文件即可。  
  
5.熟悉掌握outlook的90%以上的功能  
要想优雅的使用outlook，你当然需要知道outlook能够干什么。熟悉掌握之后，你才能知道哪些方式更快，更好，更简洁。  
例如你不知道怎么设置签名，难道你每次发信都手打。。。  
例如你不知道纯文本、html、RTF，你肯定也不理解为什么有些邮件不能画表格，有些附件收件方收不到。  
如果你不知道联系人组，当你经常需要向特定人群发信时，就一个个打/复制吧（本人周围事实存在例子）。  
  
6.尽量使用新版本的outlook  
如果你使用2003或者2007，你会发现每次错误关闭outlook重启之后的那段数据校对，简直就慢得令人发指。  
  
7.尽量不要删除邮件  
别以为事件处理完了，就把邮件删了，你永远不知道你的客户会不会隔个一两年之后绕回来跟你扯皮，多几个邮件不会占用你多少硬盘空间。这一项就不算软件技巧了，纯粹是经验教训总结出来的建议。

[编辑于 2013-10-16][Link 3] [ 12 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![d9423a002_s.jpg][]][d9423a002_s.jpg 1] [Daniel Zhou][d9423a002_s.jpg 1] 我

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如果你用Outlook 2013连web mail的话，web mail不要开启两步验证。（泪~）  
  
我的Outlook 2013连接我的 [http://Outlook.com][http_Outlook.com]。前天我把我的Microsoft Account开启了两步验证，iOS上的Outlook App可以支持，但办公室的Outlook 2013就不行。一天多来我google了不少文章但是没一个靠谱的。  
  
我只好把两步验证关了。  
  
我不敢说以微软技术之强大，Outlook 2013一定不支持两步验证，但是相关文档不那么容易找到。微软一贯在用户体验方面漫不经心。  
  
Update:  
就在去关两步验证的时候，我在同一页面看到了支持Mail客户端的方法，就是生成一个App Password。成功连接！但我的结论不变，因为找到这个方法不容易。

[编辑于 2015-09-24][Link 5] [ 1 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![bab8a3075_s.jpg][]][bab8a3075_s.jpg 1] [小枫][bab8a3075_s.jpg 1] 让数据用得上生活

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![c67cbf59fbee9b45500dae9e6fffdcbc_200x112.jpg][] **===Microsoft Outlook如果是作为你的工作主要通讯方式，那日历这点小模块，也别忽视，看看我下面根据我自己工作中体会到的总结的技巧，能够在会议日程安排上让自己的规划清晰可视，同时也知悉别人的动态。知彼知己，百战不殆^\_^ 1. 日历篇**1.1 查看同是Mic… [ 显示全部][Link 6]

**===Microsoft Outlook如果是作为你的工作主要通讯方式，那日历这点小模块，也别忽视，看看我下面根据我自己工作中体会到的总结的技巧，能够在会议日程安排上让自己的规划清晰可视，同时也知悉别人的动态。知彼知己，百战不殆^\_^**

**1. 日历篇**

1.1 查看同是Microsoft Exchange Server账户（即使没有获得具体查看他人日历的权限）日历上活动时间段的忙闲安排。

具体步骤：

1.1.1在“日历”中，在“开始”选项卡上的“管理日历”组中，单击“打开日历”，然后单击“打开共享日历”。

1.1.2 在“姓名”框中键入姓名，或单击“姓名”从“通讯簿”中选择姓名。

1.1.3 共享日历将显示在视图中已有的任何日历的旁边。首次访问共享日历后，该日历将添加到导航窗格 （导航窗格:一个用于组织信息的列，提供对文件夹的访问。单击某个文件夹可以显示其中包含的项目。导航窗格还包括“收藏夹”部分以及用于在“邮件”、“日历”、“任务”和其他视图之间进行切换的按钮。）中。下次您要查看该共享日历时，只需在导航窗格中单击该日历即可。

如果您要打开其他人的日历，而该日历的所有者尚未授予您查看权限，Outlook 就会提示您向此人请求权限。如果单击“是”，则会自动打开一封共享请求电子邮件。该邮件请求此人与您共享其“日历”，同时还提供与其共享您的默认“日历”的选项。

如上图就是我查看我们会议室的预定情况（如果公司的某些会议室有邮件预定的功能，这个就方便有效多了），不仅在会议位置的安排上及时发送“占座”的邮件，而且可以预先了解你想要邀请开会的同事的时间状况，高效便捷。

<img src="https://pic1.zhimg.com/c67cbf59fbee9b45500dae9e6fffdcbc\_b.jpg" data-rawwidth="834" data-rawheight="421" class="origin\_image zh-lightbox-thumb" width="834" data-original="https://pic1.zhimg.com/c67cbf59fbee9b45500dae9e6fffdcbc\_r.jpg"> ![c67cbf59fbee9b45500dae9e6fffdcbc_b.jpg][]

1.1.2 打印约会/会议

在文件-打印里设置下有多种打印的模式，通过打印预览选择自己需要的，这里详细日历式还可以显示参与约会/会议的邮件内容。

打印选项里有设置字体页面等条件，其中若想隐藏死人性质约会的信息，注意勾选“隐藏私人性质约会的详细信息”。

<img src="https://pic4.zhimg.com/ab2a6a8787c0c8426d7ed6faca96c117\_b.jpg" data-rawwidth="243" data-rawheight="308" class="content\_image" width="243"> ![ab2a6a8787c0c8426d7ed6faca96c117_b.jpg][]<img src="https://pic2.zhimg.com/9edcc62b147c0fea0414498ceef1b485\_b.jpg" data-rawwidth="481" data-rawheight="204" class="origin\_image zh-lightbox-thumb" width="481" data-original="https://pic2.zhimg.com/9edcc62b147c0fea0414498ceef1b485\_r.jpg"> ![9edcc62b147c0fea0414498ceef1b485_b.jpg][]

1.1.3 在日历中添加国家节日

步骤：文件—选项---日历---日历选项---“将假日添加到日历中”，然后选择国家。

<img src="https://pic1.zhimg.com/898bc0c5476be53b8ce8eaea16b73bdc\_b.jpg" data-rawwidth="386" data-rawheight="162" class="content\_image" width="386"> ![898bc0c5476be53b8ce8eaea16b73bdc_b.jpg][]

1.1.4 添加第二时区

如果在一个国际化的工作氛围中，添加常用第二时区的时间在日历，日程安排更为直观。步骤：文件—选项---日历----时区---勾选“显示附加时区”。

1.1.5 以电子邮件形式发送日历

步骤：日历—开始—共享选项卡里 电子邮件日历，接下来会出现即将要发送的邮件，输入你想发送这个日历明细的人即可。

<img src="https://pic3.zhimg.com/b47a37a94dbfd3978a50af215bc10e2a\_b.jpg" data-rawwidth="554" data-rawheight="453" class="origin\_image zh-lightbox-thumb" width="554" data-original="https://pic3.zhimg.com/b47a37a94dbfd3978a50af215bc10e2a\_r.jpg"> ![b47a37a94dbfd3978a50af215bc10e2a_b.jpg][]

[发布于 2014-11-19][Link 6] [ 1 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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![da8e974dc_s.jpg][] 知乎用户 不务正业...

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我觉得只有一条，签名只在新邮件中附加，回复的时候不要附加签名。 [ 显示全部][Link 7]

我觉得只有一条，签名只在新邮件中附加，回复的时候不要附加签名。

[发布于 2014-03-15][Link 7] [ 12 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![e45859cbf3d8e464333aba9ec4b6dd37_s.jpg][]][e45859cbf3d8e464333aba9ec4b6dd37_s.jpg 1] [Gallatin 小组][e45859cbf3d8e464333aba9ec4b6dd37_s.jpg 1] 机构号要来了~

[6 人赞同][Link 1]

Hi，持续更新哦： 1. [秘籍帖丨Outlook 使用技巧][Outlook] 2. [普及帖丨发送“外出”自动答复][Link 8] 3. [普及帖丨如何恢复已删除的邮件？][Link 9] 4. [普及帖丨在邮件中创建和添加签名][Link 10] —————— 10 月 28 日更新 —————— 5. [新功能丨在 Outlook 中 @ 某人][Outlook _ _] Enjoy :) [ 显示全部][Link 11]

Hi，持续更新哦：  
  
1. [秘籍帖丨Outlook 使用技巧][Outlook]  
  
2. [普及帖丨发送“外出”自动答复][Link 8]  
  
3. [普及帖丨如何恢复已删除的邮件？][Link 9]  
  
4. [普及帖丨在邮件中创建和添加签名][Link 10]  
  
—————— 10 月 28 日更新 ——————  
  
5. [新功能丨在 Outlook 中 @ 某人][Outlook _ _]  
  
Enjoy :)

[编辑于 2016-10-28][Link 11] [ 5 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![6693945d02396d28cabefca8cf673443_s.jpg][]][6693945d02396d28cabefca8cf673443_s.jpg 1] [Emily二呆][6693945d02396d28cabefca8cf673443_s.jpg 1] 红尘滚滚~

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1.设一些rules，不要让所有邮件都进收件箱，邮件太多，找不来 2.设一些templates，提高写邮件的速度 [ 显示全部][Link 12]

1.设一些rules，不要让所有邮件都进收件箱，邮件太多，找不来  
2.设一些templates，提高写邮件的速度

[发布于 2015-09-26][Link 12] [ 添加评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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看到这个问题，让我联想起网上的那些种种装B指南贴。于是乎仿照一番，做如下开头，权当抛砖引玉。 1. 首先，Outlook一定要装英文64位版，一个受过高等教育的小资是不屑使用中文32位版的，否则就显得很没文化。64位版本突出你的专业精神。 2. 其次，所选择的… [ 显示全部][Link 13]

看到这个问题，让我联想起网上的那些种种装B指南贴。于是乎仿照一番，做如下开头，权当抛砖引玉。  
  
1. 首先，Outlook一定要装英文64位版，一个受过高等教育的小资是不屑使用中文32位版的，否则就显得很没文化。64位版本突出你的专业精神。  
2. 其次，所选择的邮箱服务提供商一定是采用了Microsoft Exchange Server邮件服务器的，否则，用Outlook有什么意思呢？  
3. 再次，将你的所有邮箱账号都通过控制面板的“邮件”设置添加进去，记得一定要用配置文件的方式添加，这样方便你的迁移和删除邮箱账户。  
4. 然后，在收件箱中分门别类建立文件夹，通过添加规则让收到的邮件自动存入这些文件夹中，便于浏览和查找；  
5. 善于使用日历功能，将你的日程安排都事先写到日历中，这样可以到时候自动提醒你。  
6. 召集大家参加一个会议，请使用“新建会议”功能，不要傻呵呵的写一个普通邮件。  
7. 尽可能将所有的联系人都添加到你的通讯录的联系人中。各项信息尽可能的完整、准确，这将极大的方便你收发邮件。  
8. 先写到这里吧，睡觉去了。

[编辑于 2016-07-14][Link 13] [ 4 条评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![2595f9b86_s.jpg][]][2595f9b86_s.jpg 1] [陈强强][2595f9b86_s.jpg 1] 想做一個成功的項目經理

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學會OUTLOOK VBA, 才能算會用OUTLOOK，然後再考慮優雅的問題。 還能有哪個客戶端能強得過OUTLOOK麼？ [ 显示全部][Link 14]

學會OUTLOOK VBA, 才能算會用OUTLOOK，然後再考慮優雅的問題。  
還能有哪個客戶端能強得過OUTLOOK麼？

[发布于 2014-01-06][Link 14] [ 添加评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![531b68b5d_s.jpg][]][531b68b5d_s.jpg 1] [范帅][531b68b5d_s.jpg 1] 别做一个无聊的人

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1、良好的个人习惯，有一定的书写能力（不会写你用毛邮件） 2、适合的交流、工作环境（你朋友和同事都不用邮件，你自发自收吗） 3、合理的邮件收发规则设置（别整天进垃圾邮箱找验证码邮件，在收件箱看小广告） [ 显示全部][Link 15]

1、良好的个人习惯，有一定的书写能力（不会写你用毛邮件）  
2、适合的交流、工作环境（你朋友和同事都不用邮件，你自发自收吗）  
3、合理的邮件收发规则设置（别整天进垃圾邮箱找验证码邮件，在收件箱看小广告）

[发布于 2013-10-16][Link 15] [ 添加评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![4e11fde7d9f457b190c49501b440b0bb_s.png][]][4e11fde7d9f457b190c49501b440b0bb_s.png 1] [西路][4e11fde7d9f457b190c49501b440b0bb_s.png 1] less is more

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尝试过各种花里胡哨的功能和add-ins，现在觉得满足办公需求，以下三点最能提升效率： 1. 建立search folder 筛选出仅针对我的邮件（仅我在send to person list里面），和我直接相关的邮件（我和其他人一起在send to list里面），以及我只需围观的邮件（我在… [ 显示全部][Link 16]

尝试过各种花里胡哨的功能和add-ins，现在觉得满足办公需求，以下三点最能提升效率：  
  
1. 建立search folder 筛选出仅针对我的邮件（仅我在send to person list里面），和我直接相关的邮件（我和其他人一起在send to list里面），以及我只需围观的邮件（我在cc list里面）。  
  
2. Archive文件的时候再分folder。Inbox接收邮件，周五下班前把一周内已经过时的邮件快捷键到archive的分类文件夹里。  
以上两点比较适合一天百封邮件的人。  
  
3. 用onenote整理ongoing project和to do list，不在outlook里做整理。至少要两个，一个private notebook私藏自己的knowledge，一个public notebook，不放关键性信息，随时可以share给别人做reference。作为manager以下level的员工，to do list 可以放在public的notebook里，随时可以share to manager。

[发布于 2016-11-14][Link 16] [ 添加评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![7c86edf19_s.jpg][]][7c86edf19_s.jpg 1] [王华庭][7c86edf19_s.jpg 1] Power BI 小白

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规则收发邮件、联系人组、任务管理、联系人在outlook和手机和人脉中自动同步。 [ 显示全部][Link 17]

规则收发邮件、联系人组、任务管理、联系人在outlook和手机和人脉中自动同步。

[发布于 2014-12-02][Link 17] [ 添加评论][Link 1] [ 感谢][Link 1] [ ][Link 1]

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[![0ae43fcc6_s.jpg][]][0ae43fcc6_s.jpg 1] [徐敬恒][0ae43fcc6_s.jpg 1] 爱看世界

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与其说如何用好Outlook，不如说是如何管理好电子邮件。  **0收件箱原则**肯定是其中之一。 要实现0收件箱，推荐使用扩展--SImplyFile。 具体见这篇博客 [ SimplyFileOutlook超级插件，高效帮你整理收件箱][SimplyFileOutlook] [ 显示全部][Link 18]

与其说如何用好Outlook，不如说是如何管理好电子邮件。  
**0收件箱原则**肯定是其中之一。  
要实现0收件箱，推荐使用扩展--SImplyFile。  
具体见这篇博客  
[SimplyFileOutlook超级插件，高效帮你整理收件箱][SimplyFileOutlook]

[Link 1]: https://www.zhihu.com/question/21028460#
[Link 2]: https://www.zhihu.com/question/21028460?sort=created
[da8e974dc_s.jpg]: /images/20220713/9b7b9cd3974640ce85e5de227de04cb3.png
[Link 3]: https://www.zhihu.com/question/21028460/answer/19433869
[Link 4]: https://www.zhihu.com/terms#sec-licence-1
[d9423a002_s.jpg]: /images/20220713/a0565e0a06a240dfaa3986d9920ad3bc.png
[d9423a002_s.jpg 1]: https://www.zhihu.com/people/daniel-zhou-26
[http_Outlook.com]: https://link.zhihu.com/?target=http%3A//Outlook.com
[Link 5]: https://www.zhihu.com/question/21028460/answer/64968357
[bab8a3075_s.jpg]: /images/20220713/da53b0f5251b4328ade024ec60f53d20.png
[bab8a3075_s.jpg 1]: https://www.zhihu.com/people/xiao-feng-95-95
[c67cbf59fbee9b45500dae9e6fffdcbc_200x112.jpg]: /images/20220713/e46e336728804f54baf6c2bef744b94a.png
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[ab2a6a8787c0c8426d7ed6faca96c117_b.jpg]: https://pic4.zhimg.com/ab2a6a8787c0c8426d7ed6faca96c117_b.jpg
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[898bc0c5476be53b8ce8eaea16b73bdc_b.jpg]: /images/20220713/4af364e09acc4b4198fa4b7fa8e9228a.png
[b47a37a94dbfd3978a50af215bc10e2a_b.jpg]: /images/20220713/4dc54a38c5514abe858d8988a5ce68a3.png
[Link 7]: https://www.zhihu.com/question/21028460/answer/23447219
[e45859cbf3d8e464333aba9ec4b6dd37_s.jpg]: /images/20220713/92d0116076b944d3b7d310876e88433a.png
[e45859cbf3d8e464333aba9ec4b6dd37_s.jpg 1]: https://www.zhihu.com/people/office-365
[Outlook]: https://link.zhihu.com/?target=http%3A//mp.weixin.qq.com/s%3F__biz%3DMzAwNzA3NjAzNw%3D%3D%26mid%3D2451358529%26idx%3D3%26sn%3Dc8ea21cb6800b4e72acc6c146e841092%26chksm%3D8cebc2ebbb9c4bfdbb73ed0e86d9bd75004c8016abc2e1e3e2795b87c70ee3c6000cdf4b72fc%26scene%3D0%23wechat_redirect
[Link 8]: https://link.zhihu.com/?target=http%3A//mp.weixin.qq.com/s%3F__biz%3DMzAwNzA3NjAzNw%3D%3D%26mid%3D2451358371%26idx%3D1%26sn%3Dd099270f870716da97ff16f750d0541f%26scene%3D19%23wechat_redirect
[Link 9]: https://link.zhihu.com/?target=http%3A//mp.weixin.qq.com/s%3F__biz%3DMzAwNzA3NjAzNw%3D%3D%26mid%3D2451358473%26idx%3D4%26sn%3D70c245968a7af49776e6d66cfec112bc%26scene%3D19%23wechat_redirect
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