签名格式 - 职场 Email 礼仪

╰+攻爆jí腚メ 2022-06-04 00:52 1994阅读 1赞

作为一名研发人员，算的上是一名职业人士，必定拥有使用公司域名的邮箱。现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。职业人士利用公司邮箱发送

邮件与私人信件有着很大区别，这是一个职场邮件礼仪的问题。也是在网上参考了一些资料，整理了下，记录下这些细节，也算是在职场细节方面的一个小总结。

“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，你想表达什么给对方，或者站在对方立场考虑。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

**关于主题**

主题是接收者了解邮件的第一信息，使用有意义的主题行，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1.一定不要空白标题，这是最失礼的

2.标题要简短，不宜冗长，不要让Foxmail用…才能显示完你的标题

3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”

4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“\*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。  
  
  
关于称呼与问候

1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称 呼，但要把性别先搞清楚。  
  
2.Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。  
  
  
**关于正文**

1.Email正文要简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附 件进行详细描述。

2.注意Email的论述语气

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。  
  
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。  
  
4.一次邮件交待完整信息  
  
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查  
  
6.合理提示重要信息  
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

7.不要动不动使用:)之类的笑脸字符。

BusinessEmail不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合， 比如现在-:)  
  
  
**附件**

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送

**关于签名**

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不

宜行数过多。你只需将一些必要信息放在上面。

**以下是一般规范的签名格式：**

Best Regards, （字体Arial, 字号10 磅, 加粗,）  
\------------------------------------------------------------（同上）  
Kenny Wang (王延) （字体Arial, 字号小四, 加粗, 倾斜,）  
BMSL D&F PROJECT TEAM（字体Arial, 10 磅, 加粗, 颜色(RGB(64,0,128))）  
TEL: +86(755)8881XXXX (Direct) （同上）  
FAX: +86(755)8881XXXX（同上）  
Mobile: +86—135XXXXXXXX（同上）  
E-mail: example@eternalway.com（同上，并设置成超级链接，方法请看下面内容）  
MSN: example @hotmail.com（同上，并设置成超级链接，方法请看下面内容）  
Address: 5/F,Sinotrans Bldg.Benhe Rd.,Huanggangkouan,Shenzhen,518033,China（字体Arial, 10 磅, 加粗)  
  
**本人的邮箱签名：**

**![SouthEast][]**

回复技巧

1.及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

2.回复不得少于10个字  
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。 怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。  
  
3.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼  
  
4.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

5.主动控制邮件的来往  
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“ 无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

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