文档编写常识

忘是亡心i 2022-05-20 09:04 350阅读 0赞

**写在前面：**导师，其实不仅是导师，往往许多大牛，阅读学生的文档一般先从格式看起，只要格式有一点不对，立马开始发火，接下来就别指望他会仔细看你的内容并提出建设性意见了。所以，文档格式这一关是自己要先把握好的，不要让大牛把时间浪费在格式修改上，实在划不来。

1、编写文档时，打开“显示编辑标记”，这样对文档输入的每一个细节都能看到。

2、通过设置行间距来调整文档紧凑程度，千万不能“硬换行”。

3、封面上不要有页眉与页脚。

4、文档若有Visio图片，应该让Visio图片中的字体字号与文档中的字体字号保持一致，同时，Visio图片中的字体字号也要保持一致，切不可突兀，那样显得文档极其不用心。

*  为了让Visio图片中的字体字号与文档中的字体字号保持一致，通常来说：文档字号小四对应Visio字号12pt。
 *  为了让Visio图片中的字体字号保持一致，通常来说：用层级来表示上下级关系，不要用字号大小来表示上下级关系。

5、文档所有标题都要顶格，不要缩进。标题标号与文字之间最好用空格，也可用tab符号（没用过，因为隔得太远了看起来很奇怪）。

6、标题没有所谓的“第0章”，都是从“第1章”开始的。每一个大标题都要在一页的开头，千万不能一直敲回车敲到下一页空白这么蠢，可以用CTRL+enter打出分页符，写上标题，再点击标题格式即可。

7、图和表的题注（即图表标题）千万不能用缩小字号的办法去“伪造”，要点击鼠标右键，利用“插入题注”让文档自动生成。在正文中如需要写上“如图1”这样的引导性话语，这里的“图1”二字不是直接敲在文档上的，而是利用“交叉引用”功能来完成的。一旦原来的图1变成了图2，只要选中“如图1”这3个字，右键选择“更新域”功能，那么正文中“如图1”就会自动变为“如图2”，非常方便不说，还不会出错。

8、文档中可以自动更新的细节？

*  目录可以自动生成，可以自动更新。
 *  整个文档中，多处题注改变过了，那么凡是使用了“交叉引用”的地方都要更新：可以从正文的标题处开始，全选到文档的末尾，右击鼠标，选择“更新域”，即可将文档中使用了“交叉引用”的地方全部更新。

9、同一文档中的术语（例如本文一律采用“文档”字眼，而非一会儿“文档”，一会儿“文章”等不统一称谓）、字体字号颜色的选择等细节应该统一，才不会让文档显得混乱。

10、在非常少的编写文档的经验中，发现文档与Visio图片的结合有这样一个bug：使用同一台电脑上的Word与Visio应用程序做出来的文档是一致的，但放到另一台电脑上修改就会有字体等细节的改变，如黑色字体黑的程度不一样等问题，所以最好还是在产生文档的应用环境下去修改。

11、不可能确保文档每次都能一次性写完，所以最好的方式是：先把文档的框架搭起来，之后再慢慢填充内容。并且填充内容的时候还可以对之间的框架做修正。

12、目录自动生成、目录的字体修改、目录的显示级数等功能可以让文档更加“精致”。