一个安全的邮件习惯如何练成的

亦凉 2022-01-11 13:15 189阅读 0赞

邮件是职场人士最常用的一个沟通工具。邮件这个工具发明出来之后那么多年了，依然流行并无可替代。  
记得早年google的一群工程师雄心勃勃的做出来一个google wave，号称要取代邮件，最后也铩羽而归。所以，高效能认识一定要习得高效邮件的习惯，接下来看看这7个习惯，你做到了几个？

1.  书写顺序由下向上  
    写邮件的顺序一般的顺序都是由上向下的：发件人，标题，正文等等。但这个顺序不好，更好的顺序是倒过来，由下向上。由下向上的顺序是：
2.  附件
3.  正文
4.  标题
5.  收件人  
    你可能会遇到过，别人发邮件说「参看附件」，但附件栏空空如也，说好的附件呢？  
    你可能会遇到过，邮件写了一半，一不小心手指一碰，嗖的一声，就发出去了，想收回都来不及。  
    由下向上的写邮件就不会出现这类问题，收件人最后写，前三项不写好，邮件根本就发不出去。  
    这个习惯多少有点反人性，或者反邮件客户端软件的设计，目前还没发现主流的邮件客户端在软件设计方面建议你这样写邮件。只能自己给自己定习惯了。
6.  大附件改用云盘  
    按照写邮件顺序，先讲附件。邮件附件的原则有两条：一，不要忘了加附件；二，不要发大附件。  
    10M以上的附件就可以称为大附件了。虽然不同邮件系统对附件的大小要求不一，但大附件对收件人是不友好的，有时会直接被邮件系统拒收。比较稳妥的方法是把大附件放到云盘，邮件中提供下载地址。
7.  邮件正文职业化  
    邮件正文是邮件的核心，邮件正文写的好不好，体现了一个人的职业化水平。  
    3.1 要有称谓  
    称谓的作用不只是表示友好，更重要的作用是在一堆收件人和抄送人之间，明确出谁应该关注这封邮件，并作出回应。比如：  
    张三，李四，  
    xxx……  
    职场中，很多人邮件非常多，扫一眼邮件貌似和自己没关系就忽略了。但大家都对自己的名字比较敏感，你可能会有这个体会，在一张密密麻麻的名单中找自己的名字，好像也不是什么难事。所以，一旦你在邮件正文开头的称谓上指名道姓，被点名的人一般不好意思表示没看见。  
    基于这一点，如果你不是发公告类的邮件，称谓上请写清楚，称谓上写「各位」，效果并不好。  
    各位，  
    xxx……  
    3.2 先给结论  
    如果你的邮件需要写的比较长，需要进行充分的论证，即使你真的有这个必要，也请先用一句话把自己的结论写明白。  
    这样可以让那些比较忙，又和这封邮件内容不密切相关的人快速抓住邮件的要点。  
    3.3 多级列表  
    多级列表是个非常常见的文本格式，在邮件中是非常有用的。比如如下：
8.  xxx……
9.  xxx……
10. xxx……
11. xxx……
12. xxx……  
    写工作邮件不是在秀文采秀诗意，最重要的要求是用简洁的话快速把意思表达清楚，多级列表可以帮助你理清条理，也帮助读者快速掌握内容，推荐多多使用。  
    3.4 目的驱动  
    一定要问自己写一封邮件的目的。公示信息的邮件和要求别人反馈信息的邮件写法自然不同。如果要求别人配合工作或者反馈信息，一定要把要求具体，反馈时间明确出来，这样才能达到邮件的目的。  
    3.5 少带情绪  
    用邮件吵架是件很low的行为，即使你不考虑维护同事间融洽的关系，也请尊重一下自己的时间。写字速度比说话速度慢好多的好不好？\_
13. 起个好标题  
    你有没有遇到过这种情况，有时一个邮件标题，大家re来re去，已经偏离主题了，邮件里面讨论的内容和邮件的题目完全对不上了。  
    这时最好的做法是：重新起一个邮件标题。这样做不只方便别人也方便自己，你在邮件系统中搜索邮件时，邮件标题是个重要的搜索维度，一个不好的标题会让你找来找去找不到，何谈高效呢？
14. 慎选邮件接收者  
    邮件发送对象包括收件人和抄送人。当然还有不经常用的密送人，用来不让收件人知道你这封邮件都同时发给了谁。  
    职业化的邮件发送是要区分收件人和抄送人的。收件人就是需要对邮件做处理的人，而抄送人就是知道有这么一回事就可以了。  
    当然，有时为了推进工作，往往会抄送领导。虽然领导其实很忙，也未必会仔细看，但一般抄送领导的邮件都会很快获得积极的响应。所以善用抄送人，也是个利器啊。
15. 善用邮件客户端  
    邮件如果是你的重要的工作伙伴，选一个好的邮件客户端就非常重要了。我这里推荐邮件客户端：Thunderbird外加Muttator和Expression Search两个插件。你可以享受全键盘的操作，自定义快捷键，快捷邮件搜索等多重功能，效率提升利器！  
    当然，你可能会有自己喜欢的工具软件，这没关系。重要的是一定要对自己的工具软件充分的熟悉，做到熟练操作。我就常看到有人在Outlook里面写邮件，来来回回的折腾，搞不定微软的文字列表格式，大好的时间全浪费在和微软做斗争上了。
16. 邮件不是万能的  
    有些职场新人不喜欢用邮件，说QQ不是挺好嘛？这当然是不对的，邮件有很多优点，比如：
17. 可以通过慎选收件人和抄送人，群发到很多人，避免信息不对称。
18. 相对正式，并可以作为后续的查询依据。甚至可以作为法庭证据呢，想想李开复……  
    但邮件不是万能的，邮件是异步沟通工具，你需要实时反馈的时候就要果断的用电话或者当面沟通。  
    微信/QQ介于邮件和电话之间，两个人远程做技术对接，中间有大量的交互信息，这时就应该用即时通讯了。对接完成时，才应该发邮件周知相关人。  
    在合适的场合选择合适的工具永远是高效并且职业化的。
19. 邮件的安全  
    在说明了如何邮件的使用情况后，我们再来说明关于邮件的哪些安全事项，  
    除去邮件用户本身的的账户密码外，还是要注重邮件内容本身传输过程中的各项问题。大家都知道每年都发生了一系列的邮件安全事件，如希拉里邮件门，2012、2013年时华为因为邮件泄密导致的孟晚舟被扣留起诉的事件等等，  
    那么问题来了，怎么可以保护自己邮件的安全呢？  
    邮件的终端（也就是我们登陆邮件客户端的电脑设备），和邮件的账号密码上都是一些常用的邮件安全手段。现在有一些做邮件的邮件安全的厂商开发了很多的邮件安全系统，但确实因为部署繁琐、成本高、收费等被广大用户不能所接受，但是经过我不断的发掘，也发现了一款名叫“隐密邮”的免费邮件安全产品。打主打的是邮件网关加密，前提不会影响用户自身的邮件邮件使用习惯，而且还是透明加密，不会影响我们邮件本身的东西，做到了对用户的零干扰。这也是我选择他的原因，也是我推荐给大家的原因。不用谢！！  
    当然如果有更好的安全产品也可以推荐给我。

一个好的邮件使用习惯会大大提升工作效率和自身信息的不被泄露。

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