码农如何写好一封邮件/0

旧城等待， 2022-01-10 08:39 335阅读 0赞

做技术管理做了7年，和不同的team、不同的客户打交道也是非常多的，在写邮件这件事情上， 从当时不太懂到不停的总结，自认现在在这件事情上还是做的还算可以。相反，我发现很多朋友或同行在写邮件上不得要领，或是想写好但是不知道怎么写。今天这篇文章分享我的一些经验，概要的写一下，怕写多了部分读者看不下。

在我看来，邮件其实文档的一种，所以邮件一个最主要的目的是用来沟通。既然是沟通，那么我们要**达到让对方以最快的速度知道你想要表达的意思**，这就是中心点，后面这些都是围绕这个主题进行。

当然，邮件是有很多技巧的，熟练使用这些技巧，会让你事半功倍。

## **邮件种类** ##

先说邮件的种类，一般来说有**四种**：

1.  **无需回复的邮件。**
    
    这种邮件主要是想告诉收件者一些信息，例如我们平常收到一些报表邮件，部分监控邮件等，这些邮件我们无需回复，知道这些即可。
2.  **查询邮件。**
    
    这种邮件比较多，你写邮件是想从收件人那里知道一些事情，比如建议，意见或者动作等，希望收件人能够回复你。
3.  **开放式结尾的邮件。**
    
    主要是一些开放式结尾的邮件，例如保持联系。当然这也是为了将来以后的联系方便，获取进一步的结果或者便利。举个例子，我们想问某个公司的HR有没有职位招聘，HR说暂时没有，你可以说保持联系，以后有的话再发邮件去问，而且最好是基于该邮件去问，这样HR看到邮件的承前启后，知道你是谁，问什么事，不至于太突兀。
4.  **需要采取动作的邮件**。
    
    这种邮件不仅仅是期望得到你的答复，而是需要得到你的动作。例如，老板发邮件给小明，让他预定一个会议。小明需要将预定好的会议信息回复给老板，包括时间、地点（会议室）、邀请的人物。如果需要电话会议，电话会议的URL、拨入的电话号码和方式。

## **邮件组成** ##

那么怎么写好一封邮件呢？

首先我们得弄清楚邮件的组成：

1.  To(收件人)
2.  CC
3.  BCC
4.  邮件主体

一般邮件主体又分为

1.  邮件标题（Subject Line）
2.  开场白（Opening Sentence）
3.  消息体
4.  结束语

## **如何写邮件** ##

**收件人**

收件人是你要发送给谁的，是邮件的直接接收者。可能收件人会有多个，因为他们这几个人都是直接的接收者。

**CC**

CC一般是指抄送，FYI的目的，让CC的人知道就行了，但是不建议把不太相关的人放到这里，因为绝大部分人只关心和自己有关的事情和邮件。把一些不相关的邮件发送给不相关的人，可能会对方起到骚扰作用。

**BCC**

密送，既然是密送，在To,CC里的人不知道BCC里的人列表。这个某些情况下非常有用，可以保护一些隐私。举个例子，我收到过很多离职邮件，一般人可能这么写。

>     发件人：David Cook
>     收件人：David Cook
>     主题：Cook's Farwell

我收到这封邮件，说明我是接收人，但是我并不在收件人里，为什么？因为我在BCC里。那么为什么我会在BCC里？可能是发件人为了避免尴尬，省去一些不别要的麻烦。

### **邮件标题** ###

邮件标题非常重要，这是能够快速了解邮件目的的最直接的信息。试想，一般来说邮件进入我们的收件箱里，都是邮件列表里的一条记录而已，如果你想看具体内容，还得单击或者双击一下该邮件记录。所以，为了让收件人快速理解邮件的主题，邮件标题是最好的入门。

合理的邮件标题会让人省时间，觉得你非常专业。

一般来说，邮件标题没有固定的格式，把事情说清楚就好了。

先看看下面一个例子：

>     Subject：Meeting
>     Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday, do let me know if you can attend it on time.Thanks.
>     
>     Taiguo Zhang

如果看到这个邮件标题，我们只知道邮件是关于会议的，但是是其他什么事情就不知道。我们可以改一下

>     Subject:  Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan

这样改了之后，一看到邮件就知道是提醒礼拜一的关于访问日本的会议了。

再来一个例子，我们经常做Performance Review，可能要提醒每个员工去做，怎么写呢？较好的例子如下：

>     Subject：[ACTION REQUIRED] Finish your PR's last step before this Friday(3/20)

我在这里加了一个ACTION REQUIRED, 为什么？因为提醒这个是需要你做ACTION，而且大写，说明非常重要。而且必须在礼拜五做完。

### **开场白** ###

一般情况下，开场白还是直接说事儿，让对方明白邮件的意图，因为Subject line已经简单说了，我们可以再说的详细一些。接上面的例子，例如可以如下：

>     Hi David,
>     
>     I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a decision. 
>     Then the procedure can move forward，that is helpful to be behind the schedule. If you can't, please DO let us know, then we can make another meeting.

这样我们就把事情说清楚了。

但是如果由一些不太好的消息或者其他，可以先用一些软和点的话做铺垫，然后再把不好的事情说出来，这样在人的感情上会容易接受点。

### **消息体** ###

主要还是对邮件的主题详细描述，作为主题的支撑，讲事实，讲道理，将为什么要写这封邮件。

同时，邮件的topic最好不要超过一个，这样易于阅读和专注。如果是多个的话，一是分心，二是处理起来略微麻烦一些。

同时，因为消息体可能会很长，为了便于阅读，我们可以做到：

1.  尽量使用短句，读起来不费劲。
2.  尽量使用段落
3.  对于关键点可以加粗
4.  对于某些句子和词语，可以用颜色，但是慎用。比如红色，红色一般指警告，所以慎用。
5.  用List，比如：1,2,3..., a,b,c...这种。
6.  注意使用空格和空行，如果文字堆积到一块，对人有压迫感。如果给出适当空白，会让人放松很多。这有点类似写代码的风格。

### **结束语** ###

结束语很重要，主要用来：

1.  总结你的观点
2.  如果有ACTION，指出对方需要做的ACTION。
3.  如果有deadline，需要指出Deadline。
4.  如果不需要Action，写出适合的结束语即可。例如“Thanks for your help on solving this problem."

### **签名** ###

上面没说到签名，其实还是要做的。分为2种情况：

**公司内部**

是指邮件发给公司内部的，大家可能都知道你，写出名字、分机，手机即可。如果大点的公司，需要带上职位，所在部门。

**公司外部**

如果收件人是客户或者其他人，需要以下信息：

1.  名字（中文名+英文名）
2.  职位
3.  部门
4.  分机
5.  手机
6.  邮箱
7.  公司的logo，网址，甚至是slogan。
8.  Skpye或QQ或微信，如果需要的话

### **Disclaimer** ###

在一些公司法律做的比较完善，在邮件最后面会加上一些Disclaimer，主要是为了保护一些相关信息吧。